За тези, които използват Google Drive или по-конкретно, Google Sheets, почти неизбежно е, че в определен момент ще получите файл в Excel. Независимо дали става дума за някой от вашите сътрудници, колеги или някой, който не може да каже разликата между Excel и Sheets, това ще се случи. В крайна сметка, за тях може да е по-лесно да използват Excel по време на работа и след това да преминат към Google Spreadsheets при изключено време.
Вижте също нашата статия Как да броим дубликати в електронните таблици на Excel
В някои случаи може всъщност да е по-добре да запазите .xls документа такъв, какъвто е, и да работите директно от него. Това е особено вярно за всеки Excel файл, който може да съдържа таблици с данни или да е защитен с парола, тъй като тези функции не могат да бъдат импортирани от Excel в таблици.
В други случаи е възможно и би могло да се окаже по-лесен маршрут в дългосрочен план, ако преобразувате всички .xls файлове в Google Sheets. Това обикновено прави по-добри за съвместни усилия, като същевременно превръща Google Drive в чудесно място за резервно съхранение на .xls файловете. Последното е особено вярно за костенурки като мен, които искат да избегнат техните файлове да станат жертва на случайно изтриване. Случи се, без да се гордея с това, продължи напред.
, Ще разгледам как да конвертирате .xls файлове за използване с Google Sheets, как да го направите при автоматично качване и как да закупите приставка за Google Drive за използване с Microsoft Office.
Първо, нека да разгледаме колко полезен е Google Drive всъщност за всекидневен потребител на Excel.
Силата на Google Drive
бързи връзки
- Силата на Google Drive
- Конвертиране на XLS файла при качване
- Задайте да конвертирате XLS файла автоматично
- Файлът на Excel вече се намира в Google Drive
- Какво може и не може да бъде преобразувано
- Редактиране на файлове на Microsoft Office, съхранявани на Google Drive
- Microsoft Office Plug-In
- Приставката за Google Chrome
- Възвръщане на Google Sheet обратно към Excel
Много организации по целия свят разчитат доста на Google Apps. Тези, които са склонни да използват и приложенията на Microsoft. Преди беше да редактирате всички документи на Word, Excel и PowerPoint в Microsoft Office, дори след като ги преместите в Google Apps.
Google Drive по същество е отменил тази необходимост, тъй като може да се използва за съхраняване на Word, Excel и PowerPoint файлове, подобни на всеки друг сървър. Не само това, но Google ще криптира всички файлове, качени в Google Drive и ще ги съхранява по този начин.
На всичкото отгоре, най-прекият конкурент на Microsoft може също да преобразува вашите файлове в Excel в редактирани файлове в Google Drive за използване онлайн, което улеснява преминаването на информация и данни към работещите по проекта.
Excel Online е нов за цялото онлайн нещо в сравнение с Google Drive. Drive има функции, които са узрели във времето, познати са на утвърдените му потребители и остава 100% безплатен.
Конвертиране на XLS файла при качване
Сега, когато знаем малко за това колко страхотен е Google Drive всъщност, можем да влезем в няколко урока за това как да конвертирате вашите Excel файлове за използване с Google Sheets.
За да може файлът .xls да стане Google Sheet веднага след като качването приключи:
- Отворете началната страница на Google Таблици.
- Щракнете върху иконата за отваряне на файл за избор на файл (икона на папката горе вдясно).
- Натиснете раздела „Качване“ и след това или плъзнете файла в предоставения раздел Плъзнете файл тук или кликнете върху бутона Избор на файл от вашия компютър и изберете файла, който искате да качите.
- Докоснете този бутон за отваряне в долната лява част.
След това ще качите и преобразувате вашия .xls файл в Google Sheet.
Задайте да конвертирате XLS файла автоматично
Понякога просто искате да пропуснете посредника и да имате всичко автоматизирано. Google Drive може да действа като зона за съхранение дори и за най-големия си конкурент, но и той може автоматично да конвертира тези файлове за лесно редактиране.
Ако предпочитате да не се притеснявате от горния урок всеки път, когато искате да конвертирате .xls файл в Google Sheet, тогава:
- От основната страница на Google Drive отворете Настройките . Това е икона на зъбчатка, разположена в горния десен ъгъл до иконата Помощ (въпросителен знак).
- В раздела Общи потърсете Преобразуване на качванията. Ще видите поле (празно по подразбиране), обозначено като Преобразуване на качени файлове във формат на редактора на Google Документи .
- Поставете чек в полето.
Сега всичките ви качени документи ще бъдат автоматично преобразувани в лесни за редактор на Google документи. Ще можете да разберете дали всичко работи по предназначение, ако можете да видите действителното лого на Google Таблици до заглавието на документа. Тя трябва да изглежда така:
Файлът на Excel вече се намира в Google Drive
Ако файлът вече е качен на Google Диск, лесно го преобразувайте в Google Таблици чрез:
Щракнете с десния бутон върху .xls файла, който е качен.
Кликнете върху „Отваряне с“ и изберете Google Таблици .
Наистина е толкова просто.
Какво може и не може да бъде преобразувано
Google Sheets е страхотна програма и такава, която често използвам. Ето списък на всички типове файлове, които Google Sheets може да конвертира:
- .xls
- .xlsx
- .xlsm
- .xlt
- .xltx
- .xltm
- .ods
- .csv
- .tsv
- .текст
- .раздел
Това е доста тежък списък и не мисля, че твърде много хора ще намерят проблеми при опит да конвертират своите файлове в такива, които могат да се редактират в Google. Това не може да бъде преобразувано заедно с вашите файлове:
- Както споменахме, всичко защитено с парола.
- Всички макроси, които искате да преобразувате, ще трябва да бъдат реализирани чрез Apps Script. Те няма да конвертират автоматично.
- Графики и таблици от Word или PowerPoint.
- Електронни таблици, които бяха свързани във файла на Excel.
Редактиране на файлове на Microsoft Office, съхранявани на Google Drive
За тези, които искат да могат не само да конвертират .xls файлове във файлове на Google Sheets, но все още предпочитат да работят от MS Office, за вас има плъгин.
Можете да имате вашите Word, Excel и PowerPoint файлове да се показват като място за съхранение на файлове директно в приложението ви за Office. Не само удобен за целите на редактирането, но след като приключите, можете да го запазите и съхраните обратно във вашия Google Диск. Доста готин, нали?
Има няколко начина да направите това. Първият е използването на плъгин за MS Office, докато другият е плъгин за потребителите на Google Chrome.
Microsoft Office Plug-In
За да започнете, ще трябва да инсталирате приставката за Google Drive за Microsoft Office. След като всичко е инсталирано:
- В приложението си за MS Office щракнете върху Отваряне и изберете Google Drive . Това ще покаже всички налични файлове, които сте запазили на вашия Google Диск.
- След като намерите желания, можете да го отворите, да направите необходимите промени във файла и след това да го запишете обратно в Google Drive.
Лесен начин за взаимодействие с вашите MS Office файлове без преобразуването.
Приставката за Google Chrome
Този конкретен плъгин е достъпен само за потребители на Google Chrome, но е както за PC, така и за Mac. Първо ще трябва да инсталирате приложението Google Drive за вашата система, преди да можете да го използвате. След като инсталирате приложението:
- Отворете Google Drive и щракнете с десния бутон върху файла, който искате да отворите.
- Щракнете върху „Отваряне в“ и изберете съответното приложение на Microsoft Office, към който принадлежи файлът.
Оттук всичко е плавно плаване. Просто направете промените си и след като ги завършите, запишете ги обратно в Google Drive.
Възвръщане на Google Sheet обратно към Excel
Ако имате нужда, можете лесно да върнете новопреобразувания Google Sheet обратно във формат .xls. Ето какво правите:
- Докато сте в Google Диск, щракнете с десния бутон върху файла, който искате да бъдете върнат.
- Кликнете върху Изтегляне. Това ще експортира версия на файла, която е готова за редактиране в Microsoft Excel.
Уверете се, че избраният от вас файл има логото на Google Sheets, прикрепено вляво от него. Google Sheets автоматично ще генерира дубликат на файла Excel, който първоначално сте качили, който е готов за Excel.
