Inbox Zero с две думи означава, че в края на деня всяко съобщение във вашата електронна поща, което е било важно, е присъствало и след това е изтрито или преместено в папка с архив.
Ако проверявате електронната си поща сравнително редовно през деня, от вашия компютър, работен компютър или смартфон, можете да използвате имейла си като просто напомняне за задача; как се прави е много лесно.
Стъпка 1: Всеки път, когато имате задача, която трябва да свършите, напишете и изпратете имейл до себе си. Вероятно дори не е необходимо да поставяте нищо в основната част на съобщението, а просто използвайте темата, за да изброите задачата, която трябва да свършите.
Стъпка 2: Когато тази задача приключи, изтрийте имейла.
Това е. Няма нужда да се забърквате с приложението за календар / планировчик или да поставяте списъка със задачи другаде, където вероятно ще забравите за него. Просто изпратете имейл и работи чудесно.
Важно: Това работи само ако редовно поддържате входящата си поща „чиста“.
Ако имате цял куп съобщения във входящата си поща в момента и просто ги оставете там, тогава методът на Inbox Zero няма да работи за вас. Преди да започнете да изпращате по имейл напомняния за задачи, за да направите нещата, първо ще трябва да преместите цялата си поща в друга папка.
В Gmail това е лесно, защото има функцията „Архив“, но в други пощенски системи като Hotmail и Yahoo! Поща, първо трябва да създадете папка, след което да преместите цялата си поща там. За щастие това е много лесно.
Създайте папка, наречена Запазена или архивирана , след това просто масово изберете цялата си стара поща и я преместете там, освен ако…
… имате няколко хиляди имейла във входящата си поща. В такъв случай има вероятност да не можете да преместите цялата си поща наведнъж. Ако го опитате, системата за уеб поща най-вероятно ще се „затвори“ и / или може да ви отвърне грешка.
Най-добрият начин на действие, който трябва да предприемете, е да преместите максимум от 500 до 1000 съобщения наведнъж в папката си Saved / Archived. Ако не можете да направите това лесно, ето решение за системите за уеб поща, които изброяват съобщенията „по страница“ (което е почти всички):
1. Във входящата поща маркирайте съобщението в горната част на списъка, като вземете мишката и поставите отметка в квадратчето си. Не отваряйте имейла. Просто го изберете, така че да е проверен.
2. Натиснете бутона PageDown (понякога обозначен като Pg Dn ) на клавиатурата 5 пъти ПОЛУСНО. Бройте една секунда между всяка страница, докато правите това. Натиснете PageDown и кажете „една хиляда“, след това PageDown отново и кажете „две хиляди“ и т.н. Причината да правите това бавно е, защото системата за уеб поща ще препраща съобщенията за всяка страница на имейлите, преглеждани и тя отнема секунда, преди да се покажат всички тематични редове. Ако натиснете PageDown твърде бързо, системата за уеб поща ще се „затвори“. Това се случва независимо от това коя система за уеб поща използвате.
3. Натиснете и задръжте SHIFT.
4. Кликнете с едно ляво щракване върху последното съобщение в долната част на текущата страница на имейлите, които разглеждате, след което пуснете SHIFT.
Към този момент трябва да имате избрани 5 пълни страници имейли.
5. Изберете функцията за уеб поща, за да преместите съобщенията в папката Saved / Archived. Над списъка ви със съобщения трябва да има начин да преместите пощата си. Например в Hotmail има опция за кликване „Премести се“. В Yahoo! Поща има икона за „преместване в папка“ (тя е точно до бутона „Спам“). Използвайте това, за да преместите пощата си в папката Saved / Archived. Забележка: Не се опитвайте да влачите директно съобщенията в папката. Когато сте избрали толкова много съобщения, командата за движение обикновено не работи, затова и методът на бутоните се препоръчва.
Повтаряйте стъпки от 1 до 5, докато вашата пощенска кутия не бъде изчистена, след което сте готови да изпробвате метода на Inbox Zero, тъй като вашата кутия е „празен лист“ и е готов за стартиране.
Разбирам, че за някои от вас отнема време да изчистите входящата поща и да изкарате цялата си поща в папката Saved / Archived, но повярвайте ми, че си заслужава - ако не по друга причина освен да направите електронната си поща по-управляема.
