Microsoft Excel е идеалното приложение за работа с големи количества данни. Можете да го използвате, за да свършите много работа за нула време, стига да знаете кои функции да използвате. Но може да е трудно да се овладее, защото има много функции и команди, които трябва да се научат.
Вижте и нашата статия Как да скриете клетките в Excel за Mac OS X
Грешките се случват лесно по време на въвеждане на данни и вероятно ще трябва да разменяте редове (или колони) рано или късно. За щастие, това е едно от най-лесните неща, които можете да направите в Excel. Продължете да четете, за да научите как да сменяте два реда по два различни начина. Можете да използвате същите методи и за размяна на колони.
Въображаемият проблем
За да илюстрираме тези методи, ние създадохме файл в Excel, преструвайки се, че сме услуга за системна администрация, която следи активните сървъри. Попълнихме няколко реда, за да ви дадем представа как работят нещата. Нека се преструваме, че информацията за Computer 7 и Computer 5 е смесена и че искате да поправите грешката.
Обърнете внимание, че първият ред в нашия пример се използва за етикети на категорията, така че Computer 5 и неговите данни са поставени в ред 6, докато Computer 7 е в ред 8.
Нека да преминем към методите.
Копирай постави
Първият метод се използва за много различни операции в Excel. Това е просто и отнема само няколко секунди. Можете да го използвате за размяна на цели редове или колони наведнъж, вместо да превключвате клетката с данни по клетка.
Този метод просто изисква да копирате информацията от един ред и да я поставите в другия. Но първо, ще трябва да създадете празен ред и да поставите данните там.
Ето точно какво трябва да направите, ако искате да разменяте данните, свързани с Computer 5 и с Computer 7:
- Поставете нов ред между Компютри 4 и 5. Направете го, като щракнете с десния бутон върху ред 6 и изберете опцията „Вмъкване“. Вашият празен ред ще бъде ред 6.
- Добавянето на нов ред премести „Computer 7“ от ред 8 в ред 9. Намерете този ред и изрежете информацията от колони B, C и D. Можете да изберете клетките с мишката или с бутона Shift и след това натиснете „Ctrl + X“, за да отрежете.
- Щракнете върху клетка B6 в новосъздадения ред 6 и натиснете „Ctrl + V.“ Данните от Computer 7 ще се преместят в ред 6.
- Данните за Computer 5 също се преместиха отдолу, което означава, че искате да изберете клетки B7, C7 и D7, за да получите данните за Computer 5. Натиснете отново „Ctrl + X“.
- Изберете празната клетка до Computer 7 (тоест клетка B9) и натиснете „Ctrl + V“.
- Копирайте клетка A7 и я поставете в празната клетка по-горе (в нашия пример това е етикетът „Компютър 5“).
- Щракнете с десния бутон върху сега празния ред 7 и изберете „Изтриване“.
Току-що сте преместили съдържанието от един ред в друг с няколко кликвания. Можете да използвате същата техника за размяна на данни между колоните. Този метод е особено полезен, когато работите върху дълги списъци на Excel със стотици редове и колони, защото ви позволява да разменяте всяка клетка в реда си едновременно. За да изберете цял ред в Excel, натиснете Shift + Space.
Размяна на съседни редове или колони
Замяната на данни между съседни редове е много по-лесна, защото изобщо не е нужно да създавате нов ред. Excel ви позволява да разменяте данните между две колони или редове за секунди, като държите Shift на клавиатурата си. Ето какво трябва да направите:
- Изберете данните, които искате да разменяте.
- Натиснете и задръжте клавиша “Shift” на вашата клавиатура.
- Задръжте курсора на мишката над границата между двата съседни реда, докато се превърне в икона с кръстосана стрелка.
- Кликнете и задръжте мишката и „Shift“, докато видите ред, който се появява под реда, с който искате да превключите данните.
- Пуснете бутона на мишката и данните ще превключат на места. Можете да използвате същия метод за размяна между колони.
Пътят да се превърнем в Excel Pro
Ако работата ви изисква да работите в Excel, ще трябва да научите различни начини за по-бързи и лесни задачи за управление на данни. Това може да изглежда обезсърчително, но можете да намерите уроци в YouTube, които ще ви научат как да правите почти всичко, което искате.
Не се отказвайте
Научаването как да използвате Excel в пълна степен може да ви направи незаменими на работното си място. Превключването на данни между редове и колони е само първата стъпка, но тя е важна със сигурност.
Използвате ли Excel често? Кои са любимите ви съвети, които бихте искали да споделите с другите? Разкажете ни как да подобрим нашите умения в Excel в секцията за коментари по-долу.
