Как да настроите автоматичен отговор в Outlook

Имейлът е абсолютно необходим за работата в 21-ви век, от общуването между членовете на екипа до планирането на проекти на стойност за следващите няколко месеца. Проблемът, разбира се, е, че в епохата на смартфони и таблети изглежда невъзможно да се прекъснеш от работа за какъвто и да е период от време. Имейлът на вашия смартфон е основно изискване за повечето компании, но това означава, че вашият работодател може да се свърже с вас по всяко време. Всеки заслужава почивка от работа и време далеч от имейли, обаждания и всички онези комуникационни средства, които ни е трудно да оставим след себе си. Независимо дали сте на почивка или просто искате малко време със семейството или приятелите, настройката на Outlook извън офиса е първата стъпка към оставяне на работа за известно време. Ето как да го направите.

Вижте и нашата статия Dropbox Vs Google Drive - Кое е по-добро?

Защо да се занимавате с съобщение извън офиса?

Настройването на съобщение извън офиса може да не направи шефа ви щастлив, но най-малкото, той ще позволи на всички от вашата работна общност и външни лица, които се опитват да се свържат с вас за комуникация. Така че защо е важно да настроите съобщение извън офиса? Е, в действителност има няколко причини:

Добре е да оставите колеги, мениджъри и клиенти, че сте извън контакт за дадено време. Това е особено вярно, ако сте на почивка по-дълго от няколко дни.

Професионално е . Ако някой се нуждае от вашата помощ с нещо или клиентът има запитване, уведомява го, че не сте за определен период от време, им помага. Те знаят, че трябва да изчакат, докато се върнете или може да се свържете с някой друг. И двамата помагат на бизнеса и на вас.

То казва на хората да не ви бъзикат . Ако зададете съобщение извън офиса, хората знаят, че сте на почивка, отделяйки лично време или каквото и да било. По-малко вероятно е да ви се обадят или да ви изпратят SMS след това.

Това дава на шефа ви още едно нещо, за което да се оплаче . Ако работите за взискателен шеф и искате да се отдръпнете, ще получите съпротива. Но ако играете в играта и действате професионално, има много малко, което могат да направят от гледна точка на дисциплината.

Ако има нещо важно, що се отнася до работата, то е сигурно, че винаги се представяте като професионалист в най-видния смисъл.

Задаване на Outlook съобщение извън офиса

Задаването на съобщение за отговор извън офиса се различава леко в зависимост от това дали използвате Outlook 2016 или по-рано или Outlook в Office 365. Ще обхвана и двете.

Перспективи 2016 и по-рано

Има доста стъпки в процеса, но това е доста просто.

Създайте нов имейл и напишете отговора си извън офиса. Включете извън темата в темата, но оставете местоназначението празно.
Изберете Файл и запазете като.
Запиши като шаблон на Outlook, където пише Запиши като тип.
Изберете Управление на правила и сигнали и изберете акаунта, към който искате да приложите съобщението.
Изберете Ново правило.
Изберете Приложи правило за съобщенията, които получавам, и натиснете Напред.
Изберете Където ми е името в полето To и натиснете Next и след това потвърдете изскачащото меню.
Изберете отговор с помощта на конкретен шаблон и щракнете върху текстовата връзка в долния прозорец.
Изберете шаблона, който сте направили по-рано и изберете Отваряне. Щракнете върху Напред.
Изберете, освен ако това е автоматичен отговор, за да не изпращате автоматични отговори до автоматични отговори. Щракнете върху Напред.
Дайте на правилото смислено име и се уверете, че Включете това правило е отметнато.
Изберете Finish и след това OK.

Това ще създаде автоматичен отговор извън офиса и ще го настрои активен. Докато този процес определя акаунта, който ще бъде активен, можете също да го зададете активен за всички имейл акаунти. Когато включите правилото на стъпка 11, отдолу имате опциите да изберете правилото, което да бъде активно във всички акаунти. Активирайте това, ако трябва да запазите.

Изключете Outlook съобщението извън офиса

Когато се върнете от почивка или каквото и да сте направили, трябва да запомните, за да изключите автоматичното си отговаряне.

Изберете File в Outlook.
Изберете Управление на правила и сигнали и изберете Правила за електронна поща.
Изберете акаунта и премахнете отметката от квадратчето до правилото за автоматично повторение.
Кликнете върху OK, за да запазите промените.

Сега официално сте се върнали към меленето!

Настройте съобщение извън Office в Office 365

Акаунти в Office 365 използват Exchange, където акаунтът в Outlook използва POP, IMAP или Exchange. Процесът е до голяма степен един и същ, но достатъчно различен, за да може да гарантира собственото си ръководство.

Изберете Файл и Автоматични отговори от Outlook.
Изберете Изпращане на автоматични отговори.
Задайте времева таблица, ако желаете. Това е полезно за незабравими типове като мен, които оставят автоматично активен, дори когато се върнат.
Уверете се, че разделът Inside my Organisation е активен и добавете вашето съобщение.
Изберете Извън моята организация и добавете подходящо съобщение и там. В зависимост от това кой ви изпраща имейли от външния свят, може да се наложи да проверите Моите контакти само в противен случай имейлите ще бъдат изпращани до всички, включително бюлетини, известия и дори спам.
Изберете OK веднъж завършен, за да активирате.

Процесът е малко по-кратък, отколкото в Outlook 2016, но крайният резултат е същият. Възможността за задаване на времева скала е чиста и като потребител на Outlook 2016, надявам се тази функция скоро да премине към тази версия.