Не го ли мразиш само когато искаш да си вземеш няколко дни почивка и продължаваш да получаваш тонове имейли и телефонни обаждания от клиенти или колеги? Разбира се, може да уведомите някои от тях, че сте далеч, но какво ще стане, ако не проверят входящите си съобщения?
Вижте също нашата статия Как автоматично да препратите имейл в Outlook
Не можете да общувате с всички, дори докато работите, камо ли по време на почивката си. Вероятно е обаче пак да бъдете взривени от имейли, свързани с работата, дори докато сте на почивка. За щастие, има начин да уведомите всички, че не сте на разположение по време на определена времева рамка.
Настройка на автоматичен отговор
Ако използвате Microsoft Outlook, има много прост метод, който можете да използвате, за да държите хората зад гърба си. Нарича се Auto-Responder. Това по същество е да изпратите предварително програмиран отговор на всеки, който се свързва с вас по време на почивката си.
Това може да бъде настроено само минути, часове или дори дни или месеци предварително. Изпращането на автоматичен отговор може да гарантира, че няма да получавате десетки известия за работа по имейл всеки ден, независимо дали прекарвате качествено време със семейството си или сте на някой слънчев бряг.
Ето как можете да настроите Auto-Responder в Outlook и да го изключите, когато вече не е необходимо.
Настройка на автоматичните отговори
- Кликнете върху бутона Изпращане на автоматични отговори.
- Поставете отметка в опцията Само изпращане през този период от време.
- Въведете начална дата и крайна дата, за да дадете на вашия автоматичен отговор необходимите параметри. Използвайте полетата за начален и краен час, когато правите това.
Вероятно сте забелязали, че има два раздела:
- Вътре в моята организация
- Извън моята организация
Щракването върху полето Inside My Organis ще поиска всички автоматични отговори да бъдат изпратени на имейл адреси, регистрирани в организацията, в която работите (напр. Вашия университет или компания). След това трябва само да напишете съобщението си и да натиснете ОК, за да го запазите.
Опцията Outside My Organisation е предназначена за външни имейл адреси. Ето как можете да го използвате, за да настроите автоматичен отговор:
- Първо изберете раздела Извън моята организация.
- Проверете опцията за автоматичен отговор за лица извън вашата организация. Това може да бъде настроено да изпраща имейли само до лични контакти или до всички извън организацията.
- Въведете съобщението в текстовото поле и го редактирайте, както искате.
- Задайте начален и краен час точно както бихте направили за вътрешните отговори.
- Щракнете върху OK, за да запазите съобщението.
Какво ще кажете за процеса на деактивиране?
За да деактивирате отговорите си извън офиса, трябва да следвате проста процедура. Първо трябва да щракнете върху раздела Файл, след това раздела Информация и след това бутона Автоматични отговори.
Ще ви бъдат дадени две опции да маркирате:
- Не изпращайте автоматични отговори
- Изпращайте автоматични отговори
Изберете първата опция и функцията за автоматичен отговор ще се изключи. Трябва да направите това както за вътрешни, така и за външни отговори.
Заключителната дума
Обърнете внимание, че ако искате да възобновите изпращането на автоматични отговори на хората, ще трябва да зададете нова дата и час. Ако функцията е изключена, трябва да проследите стъпките за дезактивиране и вместо това да изберете опцията Изпращане на автоматични отговори. Това ще ви позволи отново да редактирате полетата за времеви диапазон, както и да зададете изходящото съобщение.
