Често ли ви се налага да пишете един имейл няколко пъти подред, за да можете да го изпращате поотделно на множество контакти? Ако е така, автоматичният отговор може да бъде чудесно решение. Тя ви позволява да зададете автоматичен отговор, който ще бъде изпратен като отговор на цялата входяща поща.
Има много ситуации, при които това може да е полезно. Ако сте извън офиса, независимо дали за почивка за обяд или за почивка, това може да бъде чудесен начин за отговор на пощата, без всъщност да се налага да правите нищо.
Как работи?
OS X Mail използва различни правила и критерии за електронна поща, за да генерира автоматични отговори. Ако настроите всички параметри правилно, можете да имате много гъвкав начин да реагирате на входяща поща, когато сте далеч от устройствата си.
Можете да зададете различни критерии, които трябва да бъдат изпълнени, за да бъде изпратено съобщението. Можете да изберете да отговорите на цялата поща или само на конкретните адреси, които въвеждате. Освен това можете да създавате различни съобщения за различни категории изпращачи, така че всеки да получи подходящ отговор.
Как да настроите автоматичен отговор
За щастие настройката на тази функция не е трудно. Разбира се, това може да звучи сложно в началото, но бъдете сигурни, че можете да направите това, дори ако не сте специалист по отношение на технологиите. Ето стъпките, които трябва да следвате:
- Отворете приложението Mail, след това отидете в менюто „Mail“ и изберете „Preferences“.
- След като видите раздела „Правила“, кликнете върху „Добавяне на правило“.
- Под „Описание“ напишете името на автоматичния отговор по начин, който ще ви позволи лесно да го различите от останалите. Например, можете да въведете „Ваканционен автоматичен отговор“.
- Изберете критериите, които трябва да бъдат изпълнени. Можете да изберете дали всички критерии трябва да бъдат изпълнени или само един или повече от зададените от вас.
Критериите, които задавате, ще определят получателите на автоматичния отговор. Например можете да изберете „Всяко съобщение“, за да отговорите на цялата входяща поща с едно и също съобщение. Можете също да зададете конкретен адрес, като въведете имейл адреса, на който искате да отговорите.
На всичкото отгоре можете да изберете вашите контакти, предишни податели или VIP лица като получатели на автоматичния отговор.
- Под настройката „Изпълнете следните действия“ изберете „Отговор на съобщение“ и след това кликнете върху „Отговор на текста на съобщението“.
- Когато пишете съобщението, не забравяйте да включите цялата необходима информация. Ако сте на почивка, уведомете хората кога могат да очакват обаждане от вас. Ако не зададете конкретна категория получатели, уверете се, че не разкривате твърде много лична информация.
- Когато сте доволни от съобщението си, щракнете върху „OK“. Ако приложението ви попита „Искате ли да приложите правилата си към съобщенията в избрани пощенски кутии?“ изберете „Не прилагай“, тъй като това ще попречи да изпраща евентуално стотици имейл отговори до съществуващите ви разговори.
След като сте готови, можете да си изпратите имейл, за да сте сигурни, че автоматичният отговор работи. Ако искате, можете да създадете и по-сложни правила с конкретни дати, имейл от избрани домейни и други.
Как да деактивирате автоматичния отговор
Ако вече не се нуждаете от автоматичния отговор, можете да го деактивирате само с няколко кликвания. Ето какво трябва да направите:
- В рамките на приложението Mail отидете на „Mail“ и след това кликнете върху „Preferences“.
- Отидете на „Правила“ и премахнете отметката от квадратчето до автоматичния отговор, който сте създали.
Ако не направите това, автоматичният отговор ще остане активен, докато е активиран и приложението Mail е отворено. Това може да създаде объркване, така че не забравяйте да изключите тази функция веднага щом сте сигурни, че вече нямате нужда от нея.
Заключителната дума
Автоматичният отговор е чудесна функция, която улеснява работата с входящата поща. Ако следвате описаните по-горе стъпки, не трябва да имате проблеми с разрешаването му на вашия Mac. След като го направите, можете да се насладите да сте далеч от имейла си и да оставите приложението да свърши работата.
Въпреки че се използва най-широко за работа, тази функция може да бъде много удобна и за лична поща. Освен само автоматичния отговор, има много други полезни правила и критерии, които можете да приложите. Можете да изберете да изтриете автоматично поща, да извършвате определени действия на определени дати, автоматично да препращате определени съобщения и много други.
Не се колебайте да преминете през всички налични правила, за да намерите тези, които ще ви позволят да автоматизирате имейла си по начин, който най-добре отговаря на вашите нужди.
