Как да настроите датите на изтичане на споделени файлове на google drive

Ако използвате G Suite - платният набор от приложения на Google, който включва Gmail, Документи, Диск и Календар за организации - тогава можете да използвате малко известна функция, която ви позволява да задавате дати за изтичане на споделени файлове в Google Drive. Възможността за задаване на изтичане на споделен файл е полезна за временно споделяне на данни с други екипи или външни изпълнители, без да им се предоставя неограничен достъп. Освен това е чудесно за споделяне на чернови на съвместни проекти, така че можете да гарантирате, че никой от вашия екип по невнимание няма достъп до остаряло копие на вашите данни.
Винаги можете ръчно да свалите файл, но трябва да не забравяте да го направите за всеки споделен файл. Ако споделяте много файлове с много различни хора, това бързо може да се превърне в непрактично и точно там е задаването на автоматични дати на изтичане, тъй като първоначално споделяте файловете, наистина е полезно. Така че ето как да зададете датите на изтичане на споделени файлове в Google Drive.

Ограничения на датите за изтичане на споделени файлове в Google Drive

Първо, нека поясним, че функцията за автоматична дата на изтичане в момента е достъпна само за потребители на платената услуга G Suite. Това не е достъпно за безплатни потребители на акаунти в Google или тези, които все още са в наследеното безплатно издание на G Suite.
Също така имайте предвид, че горното ограничение се отнася само до възможността да се определят общи дати на изтичане на Google Диск. Потребителите, на които споделяте файл с дата на изтичане, не е необходимо да имат платен акаунт в G Suite или да са част от вашата организация на G Suite (въпреки че ще трябва да се уверите, че имат правилните разрешения за споделените ви файлове, обсъдени по-долу).

Задаване на дата на изтичане на споделен файл в Google Drive

За да започнете, влезте в Google Drive, като не забравяйте да използвате правилния акаунт в G Suite.

След като влезете, намерете файла, който искате да споделите, и щракнете с десния бутон (или натиснете Control за потребителите на Mac) върху файла. Изберете Споделяне от менюто, което се показва.

Освен това, ако вече имате отворен файл, можете да щракнете върху бутона Споделяне в горния десен ъгъл.

И с двата метода ще се появи нов прозорец Споделяне с други . Ако документът вече е споделен без дата на изтичане със съществуващ контакт, щракнете върху текста Споделено с… под полето за въвеждане. Ако трябва да споделите документа за първи път, въведете името на контакта или имейл адреса на желаните потребители, като се уверите, че техните разрешения са зададени на Редактиране или по-ниско (не можете да зададете изтичане на срокове за потребители, които са посочени със Собственик -разрешения).

След като файлът бъде споделен с подходящите потребители, щракнете върху Споделено с текст по-горе или бутона Разширени в долния десен ъгъл. От списъка с потребители, който се показва, задръжте курсора на мишката върху един от потребителите и ще видите иконата на хронометъра / часовника.

Щракнете върху тази икона и след това изберете желания период на изтичане от падащото меню до Достъпът изтича:

Има опции по подразбиране от 7 и 30 дни, но можете да изберете Персонализирана дата, за да въведете желаната дата на изтичане. Единственото предупреждение е, че няма възможност за задаване на конкретно време за изтичане. Файлът винаги ще изтече в момента, в който е споделен на определената дата.
След като сте готови, не забравяйте да кликнете върху синия бутон Запиши промените, за да активирате автоматичната дата на изтичане. След като тази дата бъде достигната, вашият потребител вече няма да има достъп до файла. За да не им позволят да го изтеглят и заобикалят вашите настройки за изтичане, уверете се, че разрешенията им са зададени или Преглед или коментар и след това поставете отметка в долната част на прозореца за споделяне, озаглавен Деактивиране на опциите за изтегляне, отпечатване и копиране за коментари и зрители,

Можете да коригирате или анулирате изтичането на споделянето, като се върнете в това меню, щракнете отново върху иконата на часовника и след това щракнете върху Отказ на изтичането .

Имам G Suite, но не виждам иконата на часовника

Ако сте последвали тези стъпки в акаунта си, но не виждате иконата на часовника / хронометъра, както е описано по-горе, тогава вероятно нямате съвместим акаунт в G Suite. Както споменахме по-рано, Google за съжаление ограничава създаването на общи срокове за изтичане на файловете на потребителите на текущата услуга G Suite.
Освен това, за съжаление, Google не е бил много ясен за промените в своята услуга през годините, така че дори да имате акаунт в G Suite, той може да е създаден под „наследената“ услуга на G Suite на Google и да не е съвместим с това отличителен белег. Объркващо, нали?
Но не забравяйте, че имате нужда само от съвременен акаунт в G Suite, за да създадете дати за изтичане на споделени файлове. Докато имате този съвместим акаунт, можете да споделяте и конфигурирате датите на изтичане на срокове на действие за всеки тип акаунт в Google, както вътре, така и извън вашата организация.