Ако имате списък с пълни имена, може да бъде полезно да ги разделите на имена и фамилия. Може да се наложи да създадете списък с имената на вашите клиенти или служители. И имената са полезни за поздрави и съобщения.
Вижте и нашата статия Как да броим дублирания в Google Таблици
Има много различни начини да разделите колона с пълни имена в отделни колони в Google Таблици. Нека разгледаме два прости и ефективни метода, които можете да използвате.
Използвайте инструмента за разделяне на текст в колони
Ето най-лесният начин да разделите пълните имена в различни колони с помощта на инструментите на Google Sheets.
- Създайте копие на колоната с пълното име
Този инструмент ще промени имената в колоната, към която го прилагате. Ако искате да запазите първоначалните имена непокътнати, трябва да приложите инструмента към копие на оригиналната колона.
Можете да копирате и поставите колоната с пълни имена или да използвате формула, за да ги дублирате.
- Изберете Нова колона
- Отгоре изберете Избор на данни
- Кликнете върху „Разделяне на текст в колони…“
Тази опция автоматично разделя вашите данни. Но преди това да се случи, трябва да изберете Сепаратор.
- Изберете Разделител: Пробел
Искате да разделите имената по интервали между първо и фамилно име.
Всяка част от пълното име отива в отделна колона. Какви са ситуациите, когато този метод е полезен?
- Ако имате нужда само от имена
Първата колона е вашата колона с име.
- Ако няма средни имена
Ако всяко име на вашия списък се състои само от име и фамилия, този метод ги разделя акуратно на две.
- Ако пълните имена са разделени от запетая
Вместо Separator: Space, има и други опции. Има и опция по избор. Така че, ако имената във вашата колона за пълно име са разделени със запетая, запетая или друг символ, можете да използвате този метод, за да ги разделите на символа.
Просто повторете стъпките по-горе, но изберете Separator: Comma. Можете също да опитате Separator: Detect автоматично. Броят на получените колони ще зависи от броя на запетаите, използвани във всяко пълно име.
Използвайте добавка
Влизането в данни> Разделяне на текст в колони … е прост и ефективен начин за разделяне на имена и фамилия. Но ако имате нужда от средни имена, инсталирането на добавка може да бъде по-удобно. Следвайте тези стъпки, за да инсталирате разделени имена.
Тази добавка не е безплатна, но е сравнително достъпна. Той има 30-дневен пробен период.
- Изберете Добавки отгоре на страницата
- Отидете на Изберете добавки.
- В лентата за търсене въведете „разделени имена“
- Разделени имена
Тази добавка е от
- Кликнете върху +, за да го добавите
Разрешете на добавката за достъп до вашия акаунт. След това можете да използвате тази добавка винаги, когато използвате Google Таблици.
- Изберете колоната с пълното име
Върнете се на вашия лист и изберете имената, които искате да разделите.
- Започнете да използвате добавката
Отидете в Добавки> Разделени имена> Старт.
- Изберете Опции за име
Добавката ще ви даде следните опции, за да проверите или премахнете отметката:
- Първо име
- Презиме
- Фамилия
- Поздравяване / заглавие
- Именни наставки / следноминални букви
Можете също да поставите отметка или премахнете отметката от опцията „Моята колона има заглавие“. Ако избраната от вас област съдържа клетка в заглавката, вашата добавка ще я прескочи, тъй като заглавката не се нуждае от разделяне. Но ако сте избрали само имената без заглавката, премахнете отметката от тази опция.
- Изберете „Разделяне“
Когато изберете Разделяне, добавката ще създаде нови колони и автоматично ще добави заглавки към всяка. Ето какво се случва, ако сте проверили опциите за име и фамилия:
Добавката генерира колони с име и фамилия и ги вмъква вдясно от вашата колона с пълно име. Средни имена и средни инициали не са оставени. Хифинираните имена или фамилии не се разделят.
Ясно е, че тази добавка е много ефективна и разделя с лекота имена и фамилия. Ами ако искате и средни имена?
Повторете стъпки 6, 7 и 8. В стъпка 8 поставете отметка в квадратчето до Средни имена, както и тези до Имена и Фамилия.
След като щракнете върху Сплит, ще получите три отделни колони. Ако има няколко средни имена, всички те влизат в графата „Средно име“.
Няколко думи за почетни, суфикси и сложни фамилни имена
Този инструмент е гъвкав и обхваща много различни типове имена.
Поставете отметка в квадратчето заглавие, ако вашият списък с пълни имена съдържа заглавия, като Mr./Miss/Ms. или д-р. Той може да се справи дори със заглавия като „Mr. и госпожа ”.
Можете също да проверите суфиксите / буквите след номинала. Това обхваща младши. както и след номинални заглавия като Esq. или докторска степен.
Ако пълното име на човек не съдържа заглавие или наставка, полето му ще остане празно.
Използването на тази добавка има едно значително предимство. Други методи затрудняват разделянето на сложни фамилни имена. Но добавката разпознава, че префикси като „de” или „von” са част от фамилното име.
Това обаче не е безпогрешно. Например, инструментът разделя фамилията на известния физик Ван дер Грааф на средно име Ван и фамилия дер Грааф.
Преглед
И така, кой от тези два метода е по-добър за вас?
Използването на добавката за разделяне на имена е по-удобно и е много по-добре да боравите с имена, префикси и наставки. Недостатъкът е, че добавката отнема известно време за генериране на нови колони. Също така, някои потребители предпочитат изобщо да не разчитат на добавки, особено ако е необходимо да плащат за тях.
Ако решите да използвате сплит текст в колони, ще имате по-бързи резултати. Всяка част от пълното име ще влезе в различни колони. Този метод е по-бърз, но може да е трудно да се закръглят всички фамилни имена или всички средни имена.
Можете също така да предпочитате да използвате формули вместо тези методи. Какъвто и подход да предприемете, Google Sheets прави този процес доста прост.
