Ако вашата организация използва Google Документи или G Suite или работите с организации, които се занимават, знаейки кой е прегледал какъв документ и кога може да бъде полезна информация. От осигуряването на всички, които четат проект, условия и условия, най-новото ви представяне, правила и процедури или друг важен документ, за да можете да видите кой какво е направил и кога е основна съставка във всяка ситуация, в която е от значение.
Вижте и нашата статия Как да инсталирате персонализирани шрифтове за Google Документи
Доскоро не можехте да видите кой е гледал вашия Google Doc. Можете да видите кой го е редактирал, но не и кой точно го е чел. Ако не са запазили, редактирали или са оставили коментар, нямахте представа дали конкретен човек изобщо чете последната версия на документ. Освен това, тъй като можете да споделяте Google Документи с разрешения само за четене, можете да споделяте документа с някои хора с намерението те да преглеждат документа, но да не правят никакви промени.
Сега, ако работите в организация, можете да конфигурирате неща, така че да видите кой е гледал вашия Google Doc. Все още не можете да видите кой е гледал вашия Google Doc, ако използвате Google Doc в безплатната версия на Google Apps.
Наскоро Google добави възможността да види кой е гледал вашия Google Doc в G Suite, който включва Google Apps и надежден хостинг по имейл. G Suite е много популярен при малки и средни предприятия, които искат да настроят хостинг по имейл за името на домейна на компанията.
Мониторът за активност на G Suite
Ако използвате G Suite в рамките на организация и сте споделили Google Doc с други хора за сътрудничество или просто за да прочетете документа, можете да използвате монитора на дейностите, за да видите „историята на прегледа“ на файла на Google Doc.
- Отворете Google Doc, за който искате да разгледате историята на изгледите
- След това щракнете върху иконата на стрелката нагоре в посока нагоре или отидете на падащото меню Инструменти
- Отворете монитора на активността
- След това щракнете върху раздела Всички зрители за вашата организация
Този процес ще ви позволи да проследявате изгледи в документа, включително датата и часа на последния изглед за всеки зрител. Ако не виждате опцията История на изгледите във вашия Google Doc, това вероятно означава, че сте влезли в безплатната версия на Google Документи, която се предлага заедно с всеки акаунт в Google Apps, който получавате с акаунт в Gmail.
Зрители и тенденции на коментарите
Освен че виждате кой е гледал вашия документ в Google и кога мониторът на активността ви позволява също да видите тенденциите за това кога хората са преглеждали или коментирали документа ви.
Тенденция на зрителите - показва ви диаграма на броя на уникалните зрители за всеки период от време, който сте избрали от 7 дни до „всички времена“
Тенденция на коментарите - показва ви графики на тенденцията за коментари за всеки период от време от 7 дни до „всички времена“
Изключете View History
Можете да изключите функцията, ако работите върху поверителен файл или нещо, което не е за обществено потребление. Макар че не добавя поверителност, това е настройка за успокоение на ума.
- Отворете Google Doc
- Кликнете върху стрелката нагоре в горната дясна страна на вашия документ или отидете на Инструменти от падащото меню
- Отворете монитора на активността
- Под Настройка на документ превключвайте Показване на историята на изгледите ми за този документ
Вижте кой е променил вашия Google Doc
Преброяването на изгледи е полезно за отчетността и за да се уверите, че хората, които изпращате документ, действително да го прочетат, но контролът на версиите е по-важен. Особено ако работите в регулирана индустрия. Контролът на версиите е нещо, което Google Документи направи от известно време и ще покаже кой е редактирал документ, запазил или споделил.
Ако се интересувате от контрола на версиите или искате да сте сигурни, че никой не е направил промени, които не трябва, без да блокирате файла, можете да разберете.
- Отворете Google Doc, който искате да проследите
- Изберете Файл и История на версиите
- Изберете Вижте История на версиите
Вдясно на екрана ви трябва да се появи плъзгащ прозорец, който да показва всяко запаметяване и редактиране на въпросния документ. В зависимост от настройката на G Suite или Google Docs, можете също да видите тези данни, като изберете връзката „Последната редакция беше…“ в горната част на документа. Отвежда ви на точно същото място.
В рамките на този слайд прозорец, вие също трябва да имате възможност да видите предишната версия на документа преди редакциите да бъдат направени. Това е от съществено значение за контрола на версиите, тъй като имате одитна следа какви промени са направени, кога и от кого. Полезно е също, ако сте направили някои промени, спите върху него, променете решението си и искате да ги върнете обратно.
Вижте кой е споделил вашия Google Doc
Можете също да видите кой е споделил вашия Google Doc и кога. Можете също да видите настройките за споделяне, за да можете по-добре да контролирате достъпа до вашия документ.
- Отворете Google Drive и изберете кръглата икона „i“ горе вдясно
- Изберете Дейност от плъзгача, който се показва вдясно
Трябва да видите дали Doc е или е споделен, кой последно е редактирал документа и кога е предприето последното действие по него. Това е кратко, но ви казва какво трябва да знаете.
Можете също да проверите от документа, като изберете Сподели. Имената на хората ще се покажат в изскачащия прозорец. Ако има няколко души, изберете име и списъкът с всички имена ще се появи.
Ето как да видите кой е прегледал вашия документ в Google, променил го, споделил го или взаимодействал с него по някакъв начин. Работи само за G Suite и Google Документи, регистрирани за организации, а не за физически лица, но работи!
