Независимо дали сте за бизнес или лична употреба, календарът на Outlook може да бъде най-ефективният инструмент за управление на времето. Можете лесно да организирате и споделяте графика си с други хора и можете да преглеждате календарите на други хора, за да сте сигурни, че всички сте на една и съща страница, когато става дума за крайни срокове.
Вижте и нашата статия Как да синхронизирате Google Календар с Outlook
Има много функции в Outlook, които правят работата лесно, но това не я прави перфектна. Ако се чудите кой гледа вашия календар, може да се натъкнете на някои ограничения.
Можете ли да видите кой е гледал вашия календар?
Отговорът на този въпрос е „да и не“. Въпреки че тази функция е достъпна до известна степен, тя всъщност не ви предлага цялата необходима информация.
Освен ако не сте администратор на календара, няма начин да разберете кой е гледал календара ви. И ако сте администратор, единственото, което можете да видите, е последният акаунт, който влезе в него. Щом друг акаунт погледне календара, предишният става невидим, така че няма начин да видите пълния списък с хора, които са го гледали.
Най-близкото до това е да проверите кой е в състояние да вижда календара ви. Можете да направите това, като отидете на Share> Calendar Permissions. Ще видите пълен списък с хора, които имат достъп до вашия календар и вида на достъпа.
Как изглежда вашият календар на другите?
Начинът, по който другите ще видят календара ви, зависи от информацията, която решите да споделите с тях. Освен ако не решите да споделите подробности за дейността си, единственото, което те ще могат да видят, е дали сте свободни или заети.
Ако решите да споделите календара си с други народи, те ще могат да виждат всички подробности за вашите срещи. Ако искате да ограничите достъпа до някои подробности, можете да зададете конкретни срещи на Частни.
Когато споделяте календар, можете да изберете различни разрешения за достъп. Например, ако изберете Пълна информация, хората ще видят темата, времето, местоположението и всички бележки и подробности, които сте публикували в календара.
От друга страна, ограничените детайли ще показват само темата, часа и местоположението.
Освен себе си, можете да зададете редактори и делегати, които могат да редактират вашите календари. Делегатите могат да действат от ваше име, като споделят различни подробности, както и изпращат и отговарят на искания.
Как да отворите календари на други хора?
Преглеждането на календари на други хора в Outlook е доста лесно и може да се извърши в не повече от няколко кликвания. Ето какво трябва да направите:
- От страницата на календара в Outlook отворете Отваряне на календара> Отваряне на споделен календар .
- Ще получите изскачащ прозорец, показващ имената на хората, чийто календар ви е на разположение. Щракнете върху Име… и след това изберете име от списъка.
В зависимост от разрешението ви за достъп ще можете да видите различна информация. Той ще се появи от дясната страна на екрана ви и можете да разгледате до 30 календара един до друг.
Как да делегирате достъпа до календара?
Ако смятате да си вземете ваканция или просто искате някой друг да управлява календара ви по някаква причина, можете да направите това, като посочите делегат. Както бе споменато, делегатите могат да изпращат и приемат заявки за среща от името на мениджъра и да редактират различни елементи в документа.
Ето как да оставите някой, например подчинен, да контролира календара ви:
- От изгледа на календара отидете на Файл> Настройки на акаунта, след което изберете Делегиране на достъп .
- Щракнете върху Добавяне и след това или изберете име от списъка или го въведете. Щракнете върху името и отидете на Добавяне .
- В менюто Разрешения за делегиране дайте разрешения на своя делегат за редактор . Друго, което можете да направите, е да затворите диалоговия прозорец и да изберете една от следните опции:
- Моите делегати само, но ми изпращат копие на молби за срещи и отговори.
- Моите делегати само.
Това ще даде на друг потребител пълен достъп до вашия календар и вие ще можете да видите всичко, което се случва с вашия график.
Управлявайте времето си
Има множество опции, които ви позволяват ефективно да управлявате времето си с Outlook. Освен това можете да споделите графика си с членовете на вашия екип и да разгледате техния. Можете да организирате всички видове проекти и да следите напредъка.
Има ли нещо друго за Outlook, което бихте искали да знаете? Не се колебайте да споделите вашите предложения в коментарите по-долу.
