Ако използвате Google Таблици за бизнес или за организация, заключването или защитата на активи по друг начин е от ключово значение. Случайното изменение или изтриване, злонамерени промени или общи злоупотреби или грешки могат да ви накарат да загубите работата си и докато Google поддържа резервно копие от нея, тя все още губи време. Ако искате да ограничите редактирането на конкретни клетки или да защитите други аспекти на Google Таблици, този урок е за вас.
Вижте и нашата статия Как да покажем днешната дата в Google Таблици
Google Sheets е еквивалент на Excel и предоставя някои основни, но все още мощни инструменти за електронни таблици в облака. Много използвам Google Таблици и Документи. Въпреки че няма какво да се гледа, те съдържат всички основни инструменти, необходими за производителността. Те може да не са толкова задълбочени като Office или да могат да изпълняват толкова много функции, но освен ако не сте счетоводител или ръководител на проекти, няма да използвате половината инструменти, които се предлагат с Office.
Има няколко начина да защитите работата си в Google Таблици. Ще ви покажа някои от тях.
Заключване на клетки в Google Таблици
За да ограничите редактирането на конкретни клетки в Google Таблици, ги заключвате. По този начин само вие или някой, който добавите към одобрения списък, можете да променяте тези клетки. Всички хора с разрешение да ги преглеждат и виждат, но не и да ги променят. Това е практичен начин да контролирате кой какво прави с вашите документи.
Има два основни начина за това. Можете да изберете клетки и да ги заключите или да изберете целия лист и да добавите изключения. Ще ви покажа първия метод тук и изключенията след минута.
- Отворете листа и изберете диапазона от клетки, които искате да заключите.
- Изберете Данни и Защитени листове и диапазони. Вдясно ще се появи лента с менюта.
- Дайте на ключалката смислено име и изберете Задаване на разрешения.
- Изберете Ограничи кой може да редактира този диапазон и го задайте на Само Вие или добавете други от опцията Персонализиране.
- Изберете Готово, след като сте готови.
Можете да добавите други хора с адреса им в Gmail или да изберете от списък в зависимост от настройката на Google Таблици. След като сте готови, посочените от вас клетки ще бъдат заключени за всеки, но на когото дадете разрешение. Заключването е невидимо, докато някой не се опита да го модифицира, който не е в списъка.
Ако не искате напълно да заключите клетките, можете вместо това да покажете предупредително съобщение. Това ви позволява да предупредите редактора, че клетките (клетките), които те ще редактират, са важни и да бъдете изключително внимателни.
- Отворете листа и изберете диапазона от клетки, които искате да заключите.
- Изберете Данни и Защитени листове и диапазони. Вдясно ще се появи лента с менюта.
- Дайте име на ключалката и изберете Задаване на разрешения.
- Изберете Показване на предупреждение при редактиране на този диапазон.
- Изберете Готово.
С тази настройка всеки, който ще редактира защитената клетка, ще види изскачащо предупреждение, което им казва „Глави нагоре! Опитвате се да редактирате част от този лист, която не трябва да се променя случайно. Да се редактира ли все пак? ' Има и специфичен бутон OK, за да се уверите, че редакторът наистина иска да промени клетката. Това е полезно да напомните на тези, на които имате доверие, за да редактират своя лист, че тези конкретни клетки изискват допълнителни грижи.
Заключете целия Google Sheet
Ако блокирането на клетки не е достатъчно, можете да заключите целия Google Sheet, за да го четете само за всички, но одобрени потребители. Следва подобен процес на горния, но прави целия лист недосегаем, а не конкретни клетки. Ако представяте или споделяте своя лист и не искате да го объркате наоколо, по този начин го защитавате.
- Отворете листа, който искате да заключите.
- Изберете Данни и Защитени листове и диапазони. Вдясно ще се появи лента с менюта.
- Изберете превключвателя Sheet вместо Range.
- Изберете конкретния лист с радио бутона, ако има повече от един.
- Изберете Задаване на разрешения и добавете потребители, които могат да редактират.
- Изберете Готово.
Можете да използвате същата подредба като заключване на клетка по отношение на заключването или предупреждението. Той използва същата настройка като по-горе, така че няма да ви отегчавам, като го повтаряте.
Добавяне на изключения от клетки към заключен лист
Споменах по-горе, че има втори начин за заключване на клетки и това е заключване на целия лист, но добавяне на клетки като изключение. Ако имате голям лист и само една или няколко клетки за заключване, това може да бъде най-простият начин да го направите. Ето как:
- Следвайте процеса по-горе, за да заключите целия Google Sheet, но спрете преди стъпка 6.
- Изберете Освен определени клетки под селектора на листа.
- Добавете клетките, които искате да останете за редактиране, в полето отдолу. Продължете, докато не се включат всички клетки.
- Изберете Задаване на разрешения и продължете оттам.
Можете да добавите отделни диапазони, като изберете една група и след това изберете връзката Добавяне на друг диапазон отдолу. Можете да повторите колкото е възможно, за да подсигурите напълно своя лист.
