Управлението на документи е едно от най-важните неща в SharePoint. В бизнеса документите често се развиват. Те могат да започнат в OneDrive for Business и да се окажат на екипния сайт на организацията. Документите често променят местоположенията, така че познаването на входовете и изходите на преместване на документ в SharePoint е изключително важно.
Няколко начина да го направите
бързи връзки
- Няколко начина да го направите
- 1. File Explorer
- 2. Преместете към / копиране на
- 3. Управление на съдържанието и структурата
- 4. Организатор на съдържание
- 5. Инструмент за миграция на SharePoint
- 6. Продукти на трети страни
- 7. Персонализирано решение
- Изберете своя метод
Всеки, който е работил в SharePoint, знае, че има много начини за изпълнение на определена задача. Преместването на документи не е изключение. Дали ще се свържете с File Explorer или инструмент за миграция зависи от редица фактори, като например броя на преместените документи, важността на запазването на историята на версиите, метаданните и други.
1. File Explorer
За да преместите документ с помощта на File Explorer, отворете библиотеката за цели и източник на документи (няма значение дали е един и същ сайт). Изберете File Explorer в падащото меню. Това отваря изглед на изследовател за всяка от библиотеките. Използвайте плъзгане и пускане, за да местите елементи между двата изгледа на Explorer.
Можете да местите както папки, така и файлове и да запазвате типове съдържание, ако и източниците, и целевите местоположения имат дефинирани типове съдържание. Този метод също запазва персонализирани метаданни, ако както източникът, така и целевите местоположения са дефинирани с помощта на едни и същи метаданни.
Процесът обаче е ръчен и е по-скоро копие, отколкото преместване, което означава, че след преместване трябва да изтриете изходните елементи. Той не запазва историята на версиите или създаденото, създадено от, модифицирано и модифицирано от свойствата.
2. Преместете към / копиране на
Макар и полезни и прости, командите Преместване и Копиране в са достъпни само в SharePoint Online. Тази опция ви позволява да премествате документи от OneDrive for Business или SharePoint до дестинация в SharePoint или OneDrive. Изберете файла и щракнете върху някоя от двете команди. Опцията Преместване към ще премести вашия документ с метаданни и защита на историята на версиите в друга папка в рамките на същата библиотека, в друга библиотека или в друг сайт.
Този метод е идеален за крайните потребители, тъй като е прост и лесен. Тя ви позволява да копирате и премествате както файлове, така и папки. Най-хубавото е, че тя запазва типовете съдържание, историята на потребителските версии на метаданните и създадените, създадени от, модифицирани и модифицирани от свойствата. Копирането в командата обаче запазва само най-новата версия - основният недостатък очевидно е фактът, че този метод е изключителен за SharePoint Online.
3. Управление на съдържанието и структурата
Ако активирате функцията за инфраструктура за публикуване на SharePoint Server, ще можете да видите връзката Управление на съдържанието и структурата, когато преминете към Администрация на сайта . Използвайки тази функция, можете да премествате / копирате документи. Това е един от най-добрите хакове, който ще ви помогне да премествате няколко документа едновременно, като същевременно запазвате историята на версиите, създадени, създадени, модифицирани и модифицирани по свойства. Типът и метаданните на съдържанието също се запазват по този метод.
Въпреки това ще трябва да включите функцията за публикуване. Дори и тогава няма да можете да премествате няколко папки. Може би най-големият недостатък на този метод е, че трябва да сте собственик на сайт, за да го използвате. О, и работи само в рамките на един сайт.
4. Организатор на съдържание
Просто активирайте функцията Content Organizer и след това изберете правилата за маршрутизиране, които искате да използвате, и поставете документа, който искате да преместите, в падащата библиотека. Този метод ви позволява също да премествате документи на всеки друг сайт. Конфигурирането ви отнема известно време, но трябва да го направите само веднъж. Освен това запазва типове съдържание и персонализирани метаданни.
Въпреки че не запазва историята на версиите и се нуждае от администратор, тя има полезна функция, която ви позволява да маршрутизирате документа си в папка.
5. Инструмент за миграция на SharePoint
Microsoft знае, че преместването на документи в SharePoint може да бъде малко сложно. Ето защо компанията излезе с безплатния инструмент за миграция на SharePoint. Този инструмент обработва всичко - от малки до мащабни миграции, които могат да включват файлове, папки и дори списъци от вашия SharePoint сайт. Елементите се преместват в OneDrive или SharePoint.
Най-очевидната полза от този метод е способността на инструмента да се справя с големи миграции. Освен това е много адаптивен и запазва историята на версиите. Въпреки това, той не е съвместим с версиите на SharePoint преди 2013 г. За разлика от тях, някои миграционни продукти на трети страни са значително по-адаптивни.
6. Продукти на трети страни
Повечето качествени продукти за миграция на документи на трети страни не са безплатни, но са склонни да се представят фантастично, особено при мащабни миграции. Те са склонни да бъдат мащабируеми и силно адаптивни. Повечето от тези продукти са в състояние да запазят всичко, включително типове съдържание, метаданни, всички свойства и история на версиите.
От друга страна, този метод струва пари. Когато вземете предвид факта, че плащате за инструмент, който ще ви помогне да премествате документи, ще започнете да се чудите защо SharePoint вече не идва с удобна за потребителя опция. Друг недостатък тук е, че продуктите на трети страни изискват администратор да ги конфигурира и стартира.
7. Персонализирано решение
И накрая, можете да кодирате собственото си персонализирано решение чрез различни техники като REST API. Крайният потребител не трябва да препраща нищо, можете да персонализирате колкото искате и можете да се уверите, че всичко е запазено в документите. От друга страна, трябва да можете да кодирате и да отделите известно време за писане и поддържане на кода, което може да бъде особено сложно по време на актуализациите на продукта.
Изберете своя метод
Има още методи за преместване на документи в SharePoint, но те трябва да покрият повечето от вашите нужди. Помислете за това, от какво се нуждаете първо, и скоро ще знаете точно кой метод да използвате за всеки.
Кой от тези методи предпочитате? Използвали ли сте повече от един? Обсъдете.
