Google Документи е революционен начин за управление на файлове и документи в съвременната епоха. Тя ви позволява незабавно да сътрудничите с различни потребители, като същевременно предоставя достъп до информация от всяко устройство с интернет връзка.
Вижте и нашата статия Как да изтриете всички документи в Google Документи
Въпреки това, когато работите в Google Документи - особено ако управлявате тези файлове всеки ден - е жизненоважно да поддържате невероятно организирана. Ако не го направите, рискувате да загубите важни данни и да губите време в търсене на неща, които бихте могли да намерите веднага.
За да помогнете с организацията в Google Документи, искате да използвате папки. Папките са страхотни, защото ви помагат да групирате различни идеи за теми в един цифров сегмент. Можете да ги използвате за организиране по работно място, концепция, категория и други. Google Документи обаче всъщност не могат да създават папки сами по себе си. Вместо това вие всъщност ги създавате в Google Drive - система, която се свързва директно с друг софтуер на Google. Не се притеснявайте; процесът все още е невероятно прост.
В това ръководство ще ви покажем как да направите папка в Google Drive, за да организирате вашите Google Документи.
Как да направите папка в Google Drive
За да направите папка в Google Drive, ще искате да отворите предпочитания от вас браузър. След това отворете Google Drive, влезте и ще имате достъп до всичките си файлове и документи пред себе си.
От тук можете или да създадете нов документ, който да организирате, или да изберете тези, които вече имате, които трябва да бъдат поставени.
Организация в документите
Ако сте в документ на Google Документи, можете да се насочите към ключа на папката до заглавието. Оттам ви се дава възможност да назовете нова папка или да добавите документа към съществуваща. Ако искате да добавите към съществуваща, щракнете върху определената папка и изберете „Преместване тук“ и документът ще бъде поставен в дигиталното пространство за задържане.
Организация извън документа
Както може би знаете, Google Drive управлява Google Документи, Google Таблици и Google Слайдове. Това ви позволява да организирате и трите от тези сегменти и идеи за теми в едно.
Когато сте в Google Диск, но не и в нито един конкретен документ, ще бъдете в списък на всичките си файлове. За да ги организирате, отидете горе вляво и изберете бутона „New“. От този падащ списък превъртете надолу до сегмента „Папка“ и ще се появи нов. Дайте име на папката и тя ще се покаже в списъка ви с документи.
Списъкът поставя папките по-нагоре от файловете, така че имайте това предвид. В това меню имате няколко различни опции за организация. Можете да плъзнете данните си върху папки и те ще ги поставят там. Или можете да щракнете с десния бутон на мишката върху файл и да изберете „Move-To“ и той ще предостави списък с папки, в които можете да преместите документа.
И двете са невероятно бързи и всеки начин ще направи точно това, от което се нуждаете: организирайте вашите файлове и документи.
Управление на папки
След като организирате вашите файлове, можете да въведете ново ниво на подреждане: организиране на папки.
Можете да копирате и поставите папки, да ги премествате в подпапки, да ги изтривате и др. За да управлявате папка, просто щракнете с десния бутон върху нея в списъка и изберете коя опция желаете от полученото падащо поле.
Папките също улесняват споделянето на групи документи с други потребители. Вместо да споделяте всеки файл сам, можете да създадете папка, за да трупате различни документи вътре и да разрешавате на другите да го управляват. Споделяйки тази връзка, потребителите с достъп могат да качват нови документи, достъп до други и още всичко в реално време. Вече не трябва да чакате да се качи документ и след това да го споделите ръчно, след като изчакате през цялото това време - често срещано оплакване с чести сътрудници на Google Drive.
Външни възможности
Можете също да отворите папки на Диск в други приложения, като приложението за бизнес чат, Slack или приложението за управление, Airtable. Папките също могат да имат различни цветове и можете да ги маркирате със звезда за още по-лесен достъп. Възможностите за организиране на вашите файлове в Google Диск са безкрайни.
След като знаете как да организирате файловете си в Google Диск, уверете се, че отделяте известно време за намиране на най-добрия за вас процес. Някои хора харесват различни папки за всичко, докато други предпочитат групирането на големи групи в една папка с подпапки в тази. Така или иначе фантастичната организационна система на Google Drive ще ви предостави инструментите, за да продължите работата си напред, вместо да прекарвате време в търсене на различни документи и файлове.
