Разбира се, Microsoft Excel е отлично място за всеки да съхранява информация. Той има наследство и е вграден в офиса на Microsoft, съвместим с всякакъв вид различен софтуер. Мнозина обаче забравят, че Google има своя онлайн алтернатива, наречена Google Sheets.
Вижте също нашата статия Как да свържете данни с друг раздел в Google Таблици
Листовете поддържат до 20 000 реда и могат да се използват от един тон от различни потребители наведнъж. Той е идеален за анализ, публикуване на задания, модели и други. Почти всичко, което може да направи Microsoft Excel, Google Sheets може да прави онлайн с други хора и с някои оптимизирани функции от Google Suite.
Въпреки че сътрудничеството обикновено е добро, то има и своите недостатъци. Например, може да работите усилено върху определено пространство в споделения ви документ в Google Таблици и някой случайно влезе и се обърка с някаква информация. По принцип не е нарочно, но възможността това да се случи е много реална. Как човек предотвратява това?
Заключване на клетки от данни
За да спрете изпращането на данни, високопоставен член може да осигури клетките за данни. Това също е доста просто.
Започнете, като отворите листа с клетки, върху който всички работят. След това отидете на лентата на задачите и изберете „Данни“ и отидете на „Име и защита на обхвата“. От там можете да дадете име на избрания диапазон от клетки. Не искате да правите това твърде дълго, тъй като трябва да го въведете по-късно. След като сте доволни от именуването, щракнете върху квадратчето „Защита“ и натиснете „Готово“. Ако искате, по-късно можете да маркирате няколко диапазона от клетки, за да се защитите.
След това ще видите поле, което ви позволява да избирате различните потребителски разрешения за тези, които имат достъп до документа. От тук можете да изберете кои членове могат да редактират обхвата на защитените клетки, ако изобщо има такива. Ако нямат разрешение, опитът да ги редактира ще даде на потребителя съобщение за грешка. Също така, всички защитени клетки ще имат отметка в главната страница.
За щастие, ако този фон дразни някои от потребителите, можете да го промените, като отидете на раздела „Преглед“ и премахнете отметката от квадратчето за „Защитени диапазони“. Въпреки че това не се отървава от заключването, помага на потребителите да четат информацията по-лесна.
Сега, когато използвате Google Таблици, особено когато използвате платформата със сътрудници, помнете функцията за заключване на клетките. Всъщност това е дори полезно по време на самостоятелна работа - заключването ще ви попречи случайно да промените някоя от вашите собствени клетки и да се отървете от тежката си работа.
Редактиране на заключени клетки
Въпреки че са необходими заключени клетки, има моменти, когато искате да се върнете и да промените информацията. За такива времена можете да зададете като опция „показване на предупреждение при редактиране на този диапазон“. По този начин, когато някой се опита да го редактира, му се дават допълнителни изскачащи прозорци, за да се предотвратят случайни промени. Сътрудниците от по-високо ниво все още могат да се включат в работата, докато тези от по-ниско ниво могат да влязат и да променят информация, ако имат абсолютно нужда.
Електронните таблици са чудесни начини за защита на информацията. Трябва обаче да бъдете внимателни с посочените данни, за да поддържате работата си на място. С това ръководство можете да сте сигурни, че вашите данни са безопасни при сътрудничество с други.
