Microsoft Excel доминира на пазара на електронни таблици от много години. Бизнес и домашните потребители разчитат на Excel да организира и анализира своите данни. Независимо дали става въпрос за контролни списъци, бюджети и финансови записи, графики или друг вид набор от данни, Excel улеснява организирането на вашата информация. Имаше алтернативи на по-ниски цени и дори в някои случаи безплатно - но ако искате най-мощната програма за електронни таблици, която можете да си представите, бихте искали да използвате Microsoft Excel.
Вижте и нашата статия Как да премахнете дубликати в Google Таблици
През 2006 г. обаче започна да се оформя друга алтернатива. Тогава Google разгърна таблици, като част от уеб базиран офис пакет за текст, електронни таблици и презентации. Процесът на разработка продължи години наред и сега Sheets - макар все още да не отговаря на лиринг за лира за Excel - има голям процент от стандартната функционалност на Excel. Листовете не струват на потребителите му стотици долари за закупуване - всъщност това е напълно безплатно. Въпреки че не е перфектен продукт, всеки, който търси солиден инструмент за електронни таблици на ниво потребител, наистина не трябва да изглежда по-далеч от Google Sheets. Листовете не могат да направят всичко, което Excel може да направи, но шансовете са, че всъщност нямате нужда от него, за да направите всичко, което Excel може да направи. Ако Sheets прави всичко необходимо, за да го направите, няма нужда да купувате Excel.
Истината е обаче, че Sheets все още има много ограничения и някои неща, които са тривиални в Excel, са малко повече работа в Sheets. Вероятно сте се сблъскали с проблем, при който случайно добавяте дублиращи се записи в електронната си таблица. В крайна сметка, колкото повече данни добавяте, толкова по-голяма е вероятността случайно да вмъкнете дублирани данни в електронна таблица, което може да изхвърли набора от данни, за който сте работили толкова усилено, за да съберете. Това е достатъчно лошо, но най-лошата част идва по-късно, когато се опитвате да надгледате работата си. Тъй като електронните таблици могат да бъдат дълги документи, става трудно да се забелязват и премахват дубликати с течение на времето, което води до грешки в изчисленията в работата ви без очевиден източник откъде идва проблемът.
За щастие открихме няколко различни метода за подчертаване на дубликати в Google Таблици. Важно е методът ни да не премахва автоматично дублиращата се информация, тъй като не всички дубликати са грешки. Но ако това е просто подчертано, тогава можете сами да определите кои от тях не е необходимо да са там, без да е необходимо да гребете през цялата електронна таблица., Ще ви покажа няколко различни начина да подчертаете или премахнете дублиращите се данни в Таблици.
Тъй като ние искаме Google Таблици автоматично да подчертават информацията ни за нас, ще използваме формула, с която да кажем на Листовете да представят и подчертават конкретна, уникална информация. Всъщност има два начина да принудите таблиците да подчертаят копираната информация: първият подчертава цялата дублирана информация за ръчно потвърждение, докато вторият ще копира уникални клетки в избрана колона, което ви позволява да проверите за разлики и да изтриете, когато е необходимо.
Метод 1: Маркирайте дубликати, използвайки цвят
Доколкото може да се идентифицират грешки в електронните ви таблици, използването на цветни акценти, за да се прожектира всяка информация, която е въведена неправилно, е най-очевидният, най-видим начин. Като подчертавате информацията, е лесно да идентифицирате грешките много бързо, тъй като можете просто да изведете списъка със съдържание, което трябва да идентифицирате. В тази стъпка ще използваме червен цвят, за да идентифицираме дублиращото ни съдържание, тъй като червеното хваща окото (особено в сравнение с обичайната бяла и сива цветова схема на Листове) и е универсалният цвят за съобщения за грешки.
Започнете с отваряне на файла Sheets, който искате да проверите. Ще искате да се уверите, че информацията ви е добре организирана както от колона, така и от ред, за да проверите лесно съдържанието във вашия документ; няма нужда да затруднявате собствената си работа. Сега маркирайте колоната, която искате да сортирате в горната част на документа и изберете Форматиране в горното меню на вашия документ. Изберете „Условно форматиране“ от списъка с опции в това меню и в дясната страна на дисплея ще се появи алтернативно меню. В това меню изберете диапазона, като използвате съответните комбинации от букви и цифри (например от А1 до А76).
След като изберете съдържанието си, променете „Форматиране на клетки, ако“ на „Персонализирана формула е“ в падащото меню и въведете или поставете следното без кавички: „= counttif (A: A, A1)> 1“ в полето отдолу вашето меню. Това ще допълни формулата за вашето съдържание. След като това е зададено, променете стила на форматиране, за да маркирате съдържанието си с фон от червени клетки и щракнете върху иконата на готово в менюто си. Сега вашата електронна таблица ще подчертае дублиращите ви клетки в червено и можете да сканирате избора за всички дубликати. Уверете се, че всички съществуващи дубликати са правилни, след което изтрийте тези, които не са. Затворете менюто за форматиране и можете да възстановите нормалния цвят на вашите клетки.
Метод 2: Копирайте само уникални клетки
Освен това, ако предпочитате автоматично да сортирате необработените си данни, копирането само на уникални клетки вместо дублиращите се клетки може да бъде наистина полезно за бързо сортиране и филтриране. Ако сте сигурни, че информацията ви е правилна и предпочитате просто да премахнете направо дублиращата се информация, която не ви е необходима, трябва да опитате този метод.
Както и с последната стъпка, започнете с отваряне на документа, който искате да сортирате в Google Таблици. Маркирайте колоната, която искате да редактирате. След като маркирате клетката, щракнете върху празна клетка в горната част на празна колона, за да сте сигурни, че информацията ви е преместена отстрани на диаграмата. Тази колона ще бъде използвана за показване на резултатите от вашия сорт и формула по-долу. Сега в горната част на документа във полето за въвеждане на формули въведете или поставете следното без кавички: „= UNIQUE ()“. Тази формула ще каже на таблиците да копират и показват само уникални входни клетки и да игнорират всяка информация, която копира или дублира други клетки. В скобите на формулата по-горе, уверете се, че въведете координатите на клетките, използвайки стандартния метод за електронни таблици (например, с въвеждане (A1: A75) ще сканирате цялата информация от колона A ред 1, до колона A ред 75). След като въведете новата информация, натиснете Enter, за да преместите новите си данни в колоната, която сте посочили по-рано. След като това приключи, можете да проверите ръчно или да импортирате данните си в работната си електронна таблица.
Метод 3: Използване на добавка
Трябва да отбележим, че има редица плъгини, достъпни за използване с Google Sheets онлайн чрез уеб магазина на Chrome, включително инструмент за автоматично премахване на дублирани записи от данни от документа. „Премахване на дубликати“ е подходящо наречен инструмент, предлаган от програмистите на програмистите, който ви позволява бързо да намерите дубликати в целия лист информация или чрез търсене до две колони наведнъж. Можете да премествате, изтривате и маркирате резултати, точно както можете с задачите за формули по-горе, въпреки че този процес е много по-автоматизиран, отколкото сме виждали преди, така че имайте това предвид, ако искате повече контрол над процеса. Инструментът включва две настройки на съветника, които ви позволяват да намирате и изтривате дубликати или уникални качества от вашия документ, което улеснява проследяването на информацията, докато вървите.
Като цяло използването на инструмент за съветници, за да намерите вашата информация, може да си струва в дългосрочен план за потребителите, които постоянно търсят дубликати в електронните си таблици и разбираемо биха предпочели да прекарат времето си в нещо друго, но потребителите, които трябва само да проверят веднъж или два пъти на няколко месеца може да е по-добре просто да използвате инструментите за формули по-горе, за да идентифицирате ръчно тяхната информация. Въпреки това, Remove Duplicates има солидна оценка в уеб магазина на Chrome, със силни отзиви и активен екип за разработка, който реагира на критики и оплаквания. Като цяло, това е чудесен избор, ако искате да намерите по-рационализиран начин да сортирате съдържанието си и да намерите дубликати в електронна таблица.
Метод 4: Използване на инструмента за премахване на дубликати
Не забравяйте, че говорих по-горе за това как Google продължава да разгръща нови функции, за да добави силата на Sheets? Е, тъй като тази статия е написана първоначално, те всъщност са добавили пълнофункционален инструмент за премахване на дубликати към основния пакет. Това е много прост инструмент за използване и ще ви преведа през него. Нека вземем типична електронна таблица със списък на настолните игри … и ако прочетете внимателно, ще видите, че съм поставил няколко дублирания в списъка.
За да използваме инструмента, всичко, което трябва да направим, е да изберете областта на данните, където искаме да дублираме. Обърнете внимание, че можем свободно да избираме редове или колони; ако включим графата цена, функцията за премахване на дубликати ще разгледа както заглавие, така и цена, за да реши дали даден ред е дубликат или не. След като изберете областта за данни, отидете на Данни-> Премахване на дубликати. Приемете стойностите по подразбиране в диалозите и voila - дедупликацията се извършва автоматично.
Метод 5: Използвайте PivotTable за намиране на дублирани редове
Sheets реализира пълен набор от функционалност на PivotTable, което е много удобен инструмент за по-внимателно разглеждане на данните. Използването на PivotTable няма да изтрие автоматично дублиращите се редове; по-скоро ще предостави разбивка на редовете, КОИТО ИМА ДУБЛИКАТИ, така че можете ръчно да разгледате данните си и да видите какво, ако има нещо, е объркало. Създаването на PivotTable е малко по-ангажирано от другите методи, които ви показах, но си струва да знаете как да го направите и ще ви преведа през него.
Първо изберете всички данни от таблицата и след това отидете на Data-> Pivot Table.
Можете да коригирате диапазона от данни тук, ако желаете, както и да решите къде трябва да отиде PivotTable. Ще го сложа в нов лист и ще приема диапазона, който вече му дадох. Когато натиснете „Създаване“, празната PivotTable ще се отвори в точката на вмъкване…, но празният PivotTable не ни помага. Трябва да му кажем коя информация да анализираме.
Ще изберем „Добавяне“ до редовете и ще добавим реда „Заглавие“. След това под „Ценности“ ще изберем „Добавяне“ и ще изберете отново „Заглавие“, след което ще приемем функцията COUNTA по подразбиране. (Ако търсихме дублиращи се цифрови данни, ще използваме COUNT; COUNTA е за преброяване на текстови полета.)
Веднага след като направим тези избори, PivotTable автоматично се актуализира и вече можем да видим крайния резултат.
Обърнете внимание, че колоната COUNTA има броя показвания на всяко заглавие. Има 1 за повечето от заглавията, но Axis & Allies и Castle Risk показват 2. Това означава, че има две инстанции на всяко от тези заглавия в диаграмата. Както можете да видите, методът на PivotTable е малко по-ангажиран, но също така ви дава конкретен отчет за това къде трябва да се намерят вашите дубликати, което може да бъде много полезно за извършване на анализ на данни.
***
Електронните таблици често са доста по-сложни от подобни документи, направени в Google Документи или в Microsoft Word. Тъй като те са създадени за работа с организирани данни, важно е да се уверите, че вашето съдържание е точно по всяко време. Съхраняването на дублирана клетка във вашите файлове наистина може да причини сериозни проблеми с вашите данни, ако не сте внимателни, особено когато се опитвате да сортирате финансова информация в полезна електронна таблица. Усложняването на въпросите, опитът да намерите погрешната клетка самостоятелно може да бъде проблем, който е почти невъзможен, ако електронната таблица е голяма. За щастие идентифицирането, премахването и изтриването на идентични клетки от данни е изненадващо лесно в Google Таблици, нещо, което е положително, ако постоянно работите с електронни таблици в ежедневния си работен процес. И ако търсите нещо, което прави малко по-лесно да сортирате съдържанието си, винаги можете да използвате добавка като Премахване на дубликати, за да се уверите, че информацията ви е добре подредена и добре организирана. През 2019 г. няма причина да поддържате объркана електронна таблица с пълна грешка, така че се уверете, че вашите данни са верни и информацията ви се проверява чрез методите, описани по-горе.
Искате повече информация за Google Таблици?
Намирането на дубликатите е едно, но трябва да проверите нашия урок за това как да преброите дубликатите в Google Таблици.
Статистиците използват функцията за абсолютна стойност за много цели и ние ще ви покажем как да използвате абсолютната стойност в Google Таблици.
Искате да защитите електронните си таблици? Ето как да заключите формула в Google Таблици.
Ако искате да сравните данните между колоните, вижте пълното ни ръководство за сравняване на колони в Google Таблици.
Знаете ли, че можете да съхранявате информацията за календара и графика в таблици? Просто прочетете нашия урок за работа с информация за дата и час в Google Таблици.
