Ако си сътрудничите по проекти или използвате споделен Google Drive, може да има неща, които или не искате да споделяте, или само искате да споделяте с определени хора. Въпреки че контролите над съхраненото съдържание са основни, има начини да скриете файлове в Google Drive. Има и начини да се контролира кой има достъп до какво. Ще ви покажа как да контролирате какво може да се направи с файлове в Google Drive.
Вижте също нашата статия Как да видите размера на папките за папките на Google Drive
Може би, ако не искате други хора да виждат вашите файлове в Google Drive, няма да ги качвате. Ако обаче стартирате множество проекти от Диск или искате различни хора да могат да виждат различни файлове, е необходимо малко управление.
Скриване на файлове в Google Диск
Има три начина, по които знам как да контролирам кой вижда какво в Google Drive. Можете да използвате разширение за Chrome, за да създадете скрити файлове. Можете да разделите работата в папки в Google Drive и да споделяте само това, което е предварително подготвено, или можете да използвате решение за управление и контрол на версиите, за да ощипвате отделни файлове.
Ще ви покажа и трите метода.
Разширение за Chrome, за да скриете файлове в Google Drive
Не използвам Chrome, но много хора го правят, а някои използват разширение, наречено Hidden Folder за Drive, Cloud USB. Той ми беше предложен от някой, който го използва от няколко години и се справя добре. Разширението добавя възможност за скриване на файлове или превръщането им в лични в Google Drive и може да бъде полезно в тази ситуация.
Той се интегрира в Google Диск и ви дава възможност да маркирате папките като лични или да ги скриете напълно. Ако искате да защитите определени папки, като същевременно позволявате достъп до други, това е един от начините да го направите.
Отделна работа в папки в Google Drive
Ако не искате да използвате разширение, можете да използвате организация, за да разделите работата в папки и след това да контролирате кой има достъп до тези папки. Ако жонглирате няколко служители или хора с достъп до вашите файлове и искате да гарантирате, че всеки остава отделен, можете да използвате този метод.
Всичко, което правите, е да разрешите достъп до отделни папки до тези, които искате да разрешите достъп. Тогава другите папки в Google Drive не се виждат за тях, така че остават скрити. Можете също така да разрешите достъп до файлове за ограничено време за малко допълнителен контрол.
За да споделите файл с конкретни хора, направете това:
- Отворете Google Drive и изберете файла или папката, която искате да споделите.
- Щракнете с десния бутон върху папката и изберете Споделяне.
- Въведете имейл адреса на човека или хората, с които искате да споделите.
- Изберете бутона с молив вдясно, за да разрешите достъп за четене / писане или само за четене.
- Изберете Разширено в долния десен ъгъл и се уверете, че е Изключено - За определени потребители е активирана под Споделяне на връзки. Изберете Запазване, ако сте направили промени.
- Поставете отметка в квадратчето до „Предотвратете редакторите да променят достъп и да добавят нови хора“, ако другите имат администраторски достъп до Google Диск.
- Споделете файла или папката чрез поканата по имейл.
Хората, които поканите, ще могат да виждат файла, който споделяте в Google Drive, но нищо друго, което е същото като скриване на файл.
Ако искате да ограничите достъпа до активите си в Google Диск, можете:
- Отидете до прозореца Споделяне, както по-горе.
- Изберете Разширено и задръжте курсора на мишката върху човека, с когото споделяте, но искате да го ограничите.
- Изберете Задаване на изтичане, когато се появи, когато задържите курсора.
- Задайте време в Access Expires и Save.
Използвайте контрол на версиите, за да скриете файлове в Google Диск
Едно красиво нещо в Google Drive е контролът на версиите. Това е от съществено значение при всяка бизнес среда. Тя се нарича „Управлявани версии“ и е активирана по подразбиране в Google Drive. Има ощипване, което можете да използвате, за да скриете файлове, като използвате управляваните версии, ако не искате да организирате устройството си по-горе.
- Създайте празен текстов файл на вашия компютър и го наречете нещо.
- Щракнете с десния бутон върху файла, който искате да скриете в Google Drive и изберете Управление на версиите.
- Изберете Качване на нова версия и качете празния си текстов файл.
- Преименувайте файла, който искате да скриете, в нещо съвсем различно.
Този метод всъщност не е толкова полезен в бизнес настройка, но може да е добре за споделяне на вашите файлове с приятели. Недостатъкът е, че Google Drive запазва само предишните версии за 30 дни. Това означава, че ще трябва да запазите предишната версия някъде и да повтаряте процеса всеки месец, в противен случай файлът, който криете, ще бъде изтрит.
Google Drive всъщност улеснява скриването на файлове или контролирането на точно кой може да има достъп до тях, кога и за колко време. Знаете ли за други начини да скриете файлове в Google Drive? Кажете ни по-долу, ако го направите!
