Microsoft Excel е мощно и универсално приложение за електронни таблици, което е чудесно за проследяване и управление на всичко - от фирмените инвентаризации, до бюджетите на малкия бизнес, до личната годност. Едно от предимствата на Excel е, че можете да настроите формули преди време, които автоматично ще се актуализират при въвеждане на нови данни. За съжаление някои формули са математически невъзможни без необходимите данни, което води до грешки в таблицата ви като # DIV / 0 !, # VALUE !, #REF! И #NAME ?. Въпреки че не са непременно вредни, тези грешки ще се показват в електронната ви таблица, докато бъдат коригирани или докато не бъдат въведени необходимите данни, което може да направи общата таблица по-малко привлекателна и по-трудна за разбиране. За щастие, поне в случай на липсващи данни, можете да скриете грешките на Excel с малко помощ от функциите IF и ISERROR. Ето как да го направите.
Използваме малка електронна таблица за проследяване на загуба на тегло като пример за вида таблица, която би произвела грешка в изчислението (изчисление на процента на загубено тегло), докато чакаме нови данни (последващи претегляния).
Нашият примерна електронна таблица чака въвеждането в графата тегло и след това автоматично актуализира всички останали колони въз основа на новите данни. Проблемът е, че колоната „ Процент загуба “ разчита на стойност „ Промяна“, която не е актуализирана за седмиците, в които теглото все още не е въведено, което води до # DIV / 0! грешка, която показва, че формулата се опитва да се раздели на нула. Можем да разрешим тази грешка по три начина:
- Можем да премахнем формулата от седмиците, в които не е въведена тежест, и след това ръчно да я добавяме обратно всяка седмица. Това ще работи в нашия пример, тъй като електронната таблица е сравнително малка, но не би била идеална в по-големи и сложни електронни таблици.
- Можем да изчислим процента загуба с помощта на друга формула, която не се дели на нула. Отново това е възможно в нашия пример, но не винаги може да зависи от електронната таблица и набора от данни.
- Можем да използваме функцията ISERROR, която в комбинация с оператор IF ни позволява да определим алтернативна стойност или изчисление, ако първоначалният резултат върне грешка. Това е решението, което ще ви покажем днес.
Функцията ISERROR
Сама по себе си ISERROR тества определената клетка или формула и връща „true“, ако резултатът от изчислението или стойността на клетката е грешка, и „false“, ако не е. Можете да използвате ISERROR просто като въведете изчислението или клетката в скоби, следващи функцията. Например:
ISERROR ((В5-B4) / С5)
Ако изчислението на (B5-B4) / C5 върне грешка, тогава ISERROR ще върне "true", когато се сдвои с условна формула. Въпреки че това може да се използва по много различни начини, неговата спорно най-полезна роля е, когато е сдвоена с функцията IF.
Функцията IF
Функцията IF се използва чрез поставяне на три теста или стойности в скоби, разделени със запетаи: IF (стойност, която трябва да бъде тествана, стойност, ако е вярна, стойност, ако е невярна). Например:
IF (B5> 100, 0, B5)
В горния пример, ако стойността в клетката B5 е по-голяма от 100 (което означава, че тестът е истина), тогава нулата ще бъде показана като стойност на клетката. Но ако B5 е по-малък или равен на 100 (което означава, че тестът е невярен), ще се покаже действителната стойност на B5.
АКО И ИСЕРОР комбинирани
Начинът, по който комбинираме функциите IF и ISERROR, е чрез използване на ISERROR като тест за оператор IF. Нека се обърнем към нашата таблица за отслабване като пример. Причината, че клетка E6 връща # DIV / 0! грешка е, защото неговата формула се опитва да раздели общото тегло, загубено с теглото от предходната седмица, което все още не е достъпно за всички седмици и което действително действа като опит да се раздели на нула.
Но ако използваме комбинация от IF и ISERROR, можем да кажем на Excel да игнорира грешките и просто да въведем 0% (или каквато и да е стойност, която искаме) или просто да завърши изчислението, ако няма грешки. В нашия пример това може да се постигне със следната формула:
IF (ISERROR (D6 / В5), 0, (D6 / D5))
Когато тази функция е на мястото си, можете да я копирате във всички останали клетки и всички грешки ще бъдат заменени с нули. Въпреки това, като въведете нови данни в бъдеще, засегнатите клетки автоматично ще се актуализират до правилните им стойности, тъй като състоянието на грешката вече няма да е вярно.
Имайте предвид, че когато се опитвате да скриете грешки в Excel, можете да използвате почти всяка стойност или формула и за трите променливи в израза IF; не трябва да е нула или цялото число, както в нашия пример. Алтернативите включват препращане на изцяло отделна формула или вмъкване на празно пространство, като се използват две кавички („”) като ваша „истинска” стойност. За илюстрация следната формула показва празно пространство в случай на грешка вместо нула:
IF (ISERROR (D6 / В5) ", " (D6 / D5))
Само не забравяйте, че IF изявленията могат бързо да станат продължителни и сложни, особено когато са сдвоени с ISERROR и е лесно да се подменят скоби или запетая в такива ситуации. Последни версии на формули за цветови код на Excel, когато ги въведете, за да ви помогне да следите стойностите на клетките и скобите.
