Изпращането на имейл преждевременно или по грешка може да бъде трудно изживяване.
Вижте също нашата статия Как автоматично да препратите имейл в Outlook
Представете си, че изпращате на шефа си набъбналия, обезобразен и пулсиращ моментна снимка на наскоро наранения ви голям пръст на крака (който трябваше да бъде изпратен на вашия приятел), с надпис: "Пич, виж това лошо момче!" Или си представете как пишете предложение за работа и след това щедро поръсвате съобщението си с поредица от гадни печатни грешки, които биха ви накарали да изглеждате като неграмотен буфер и след това разсеяно щракнете върху бутона „изпрати“! Трудни неща, наистина.
Понякога комуникацията на базата на електронна поща може да изглежда като мини PR бедствие, което чака да се случи. Ако сте толкова тромави като нас и сте склонни да съсипете изображението си за секунди, като изпращате недобре обмислени имейли, не се притеснявайте, защото на хоризонта има надежда.
Самият Microsoft е този път, който ни помага, и умни хора там го правят, предлагайки ни функция в Outlook (програма за приготвяне на съобщения), която може да обърне изпращането на имейли или поне да го отложи. !
, ще ви покажем как да извлечете ползите от тази откровено монументална функция и по този начин да спестите лицето си в много потенциално смущаващи ситуации в бъдеще. Също така ще ви обясним как да активирате самата функция. (Не точно ядрената наука, но все пак заслужава някакво обяснение.)
Как работи системата тогава?
На първо място, нека да се обърнем към слона в стаята: Системата на Outlook всъщност не отменя изпратените съобщения толкова добре, както добре, отложи изпращането им с няколко минути. Сега този обрат на събитията може да ви накара да помислите, че гореспоменатата характеристика е доста неясна или наистина напълно безполезна, но понесете с нас тук няколко мига.
Обмислете това.
Справедлив дял от лошо изградени имейли се изпраща поради банални несъответствия, като обикновена нетърпеливост или непохватни пръсти, които нямат търпение да натиснат бутона „изпрати“. Следователно функция, която забавя изпращането на вашето съобщение за няколко моменти, може да бъде основно предимство във вашия арсенал за предотвратяване на бедствия, така да се каже!
Ако сте прекалено мързеливи, за да проверите граматиката, пунктуацията или дали това, което току-що сте измислили, дори има смисъл на първо място, функцията на Outlook за „отмяна на изпращане“ ще гарантира вашата безопасност. Това е като едно от онези приложения, които се обаждат в таксиметровия шофьор, за да управлява колата си и сами в нея в дома, в случай че сте твърде пиян, за да се справите сами.
Имайте предвид, все пак ще трябва да кликнете върху няколко бутона, за да се обадите. Подобно на този механик, Outlook в крайна сметка ще изпрати съобщението, без значение колко ужасно взети заедно се случват. Ето защо, за да използвате добре тази функция, не забравяйте да извършите бърза проверка на качеството на съдържанието на вашето съобщение, преди то да бъде изпратено завинаги.
Наличност „Отмяна на изпращане“
"А, но това е отлагане на изпращането , нали?" Да, да, знаеш какво имахме предвид. Тук използваме взаимозаменяемите термини. Работата е там, колкото и атрактивна да изглежда тази функция, тя не е достъпна за всички версии на Outlook.
За да бъдем точни, можете да използвате опцията за „отмяна на изпращане“ само във версии 2010, 2013 и 2016 - така че по-новите. Що се отнася до по-старите, изглежда, има начин да се използва, но изглежда, че понякога е затрупан с трудности, трудна логистика и чиста мизерия. За да работят старите версии, трябва да имате акаунт в Microsoft Exchange.
На тази платформа администраторът трябва да включи функцията, но дори и тогава тя работи само за хората в организацията. За да направите цялата фиеста още по-забавна, има друга опция, която позволява на хората в екипа да ви забранят да припомняте съобщения, изпратени директно до тях. Бъркотия е.
Както и да е, ако имате по-новите версии - добре е да отидете. Ако не - труден късмет.
Как да го настроите - задълбочено обяснение на доста проста процедура
1. На първо място, щракнете върху раздела File, за да го разширите. След като получите пълния изглед на информацията за акаунта, щракнете върху Правила и предупреждения. Това ще ви отведе до раздел, в който можете да управлявате старите правила и да създадете нови.
2. Кликнете върху бутона New Rule и изчакайте да се стартира съветникът. Това може да отнеме няколко момента, но вероятно ще започне почти веднага.
3. След като съветникът се актуализира, не забравяйте да щракнете върху Приложи правило за съобщенията, които изпращам, ред, който ще намерите в подраздела „Старт от празно правило“. Обърнете внимание, че има и опция за активиране на тази функция за входящи съобщения.
4. Щракнете върху Next и след това Да, за да приложите новото правило, което току-що направихте. Това ще ви отведе до следващия етап на създаване на вашите собствени средства за поддържане на вашите потенциално измамливи съобщения.
5. Следващият етап е свързан с избора на колко време трябва да обработите и прегледате написаното. При следващото изскачане, съветникът се хвърля към вас, проверете отлагането на доставката за няколко минути. След като направите това, ще има малък изскачащ прозорец, където можете да въведете стойността, която ви харесва. (Например 5 или 10 минути)
6. След като зададете стойността по ваш вкус, щракнете върху OK и след това бутона Next, за да отбележите началото на нова глава във вашата програма за съветници на Outlook! (Това е просто назоваване на цялото нещо. След това програмата наистина приключи за всички намерения и цели.)
7. Като голям финал на сортове, използвайте своите номенклатурни таланти добре и измислете име за новото си правило. (Уверете се, че между другото е поставено отметка в полето Включване на това правило.) След това проверете дали не сте направили лошо името на вашето правило, щракнете върху Finish, et voila - вие си създадохте чисто нов Outlook правило да се обадите на своето!
заключение
Като има предвид всички неща, добавянето на Microsoft за отлагане на съобщения към тяхната платформа Outlook изглежда удобна и хуманна функция, която може да ви спести много смущение, когато става въпрос за комуникация чрез електронна поща. Палци нагоре, стъпвай! От наша страна, надяваме се, че сте намерили тази статия за полезна и ви желаем много весела обмен на имейли без грешки в бъдеще.
