Има няколко различни начина за сравняване на данни между две колони в Microsoft Excel. Сред вашите опции: можете да ги проверите ръчно, можете да използвате формула или, ако двете колони са в различни работни листове, можете да ги видите един до друг., Ще ви покажа няколко начина за сравняване на данни в Excel.
Вижте и нашата статия Как да създадете падащ списък в Excel
Също така ще завърша тази статия, като опиша уеб-базиран инструмент, който можете да използвате безплатно, който ви позволява бързо да сравнявате с работни книги за разлики или дубликати, връщайки стойности, разделени със запетая (CSV), показващи ви колоните, които сравнявате рамо до рамо според критериите за сравнение, които сте избрали.
Сравнете две колони в Excel
В допълнение към проверка за дубликати между колоните от данни, може да се наложи да проверите за разлики между колоните, особено ако една от колоните е променена или данните са от различни източници.
В този пример имаме колона в Лист 1 (започваща от А1) и друга колона на Лист 2 (също започваща от А1), която искаме да сравним. Ето процеса на сравняване на две колони в Excel за разлики:
- Маркирайте същата горна клетка (т.е., A1) в колоната в Sheet1
- Добавете тази формула към клетката на A1: '= IF (Sheet1! A1 <> Sheet2! A1, "Sheet1:" & Sheet1! A1 & "vs Sheet2:" & Sheet2! A1, "") "
- Плъзнете формулата надолу в колоната за всяка от клетките, които искате да сравните, във двете въпросни колони
Резултатът от този процес ще бъде, че всяка дублирана клетка ще бъде маркирана в двете колони, които сравнявате. Този прост процес на проверка за дубликати ще ви направи по-ефективни и продуктивни с помощта на Excel.
След това разликите трябва да се подчертаят като Sheet1 срещу Sheet2: Difference1 в клетката, съдържаща разликите.
Обърнете внимание, че тази формула предполага, че сравнявате Sheet1 с Sheet2 и двете, започващи в клетка A1. Променете ги, за да отразяват колоните, които искате да сравните в собствената си работна книга.
Сравнете две колони за разлики в Excel
Така че проверихме две колони за дубликати, но какво ще стане, ако искате да намерите разлики? Това е почти толкова ясно. За този пример, нека да кажем, че имаме колона на Лист 1 (започваща от А1) и друга колона на Лист 2 (също започваща от А1), която искаме да сравним.
- Отворете нов лист и маркирайте в същата клетка двете колони, които сравнявате, започват.
- Добавете '= IF (Sheet1! A1 <> Sheet2! A1, "Sheet1:" & Sheet1! A1 & "vs Sheet2:" & Sheet2! A1, "") "в клетката.
- Плъзнете формулата надолу по страницата за толкова клетки, колкото съдържат колоните, които сравнявате.
- След това разликите трябва да се подчертаят като Sheet1 срещу Sheet2: Difference1 и т.н. в клетката, в която се намира разликата.
Формулата предполага, че сравнявате Sheet1 с Sheet2 и двете, започващи в клетка A1. Променете ги, за да отговарят на вашата собствена работна книга, както сметнете за добре.
Сравнете два листа в Excel
Ако искате да сравните данни от два различни листа в рамките на една и съща работна книга, можете да използвате условно форматиране, за да направите сравненията, което ви позволява да сравнявате данни, използвайки различни критерии:
- Отворете листа, в който искате Excel да подчертае дубликатите
- След това изберете първата клетка в листа (например клетка A1), след което натиснете едновременно Ctrl + Shift + End
- Щракнете върху менюто Начало, след което изберете Условно форматиране
- Изберете Ново правило и напишете '= A1 <> Sheet2! A1' в диалоговия прозорец
- Сравнете A1 Sheet1 с една и съща клетка в Sheet2
- Изберете формат за показване и щракнете върху OK .
Активният лист трябва да показва дублиращите се стойности във избрания от вас формат. Тази техника работи добре, ако събирате данни от множество източници, осигурявайки ви бърз начин да проверите за дубликати или разлики в данните.
Сравнете две работни книги в Excel
Ако сравнявате данни от различни източници и искате бързо да проверите за разлики, прилики или друга информация, можете да го направите и вие. Този път не се нуждаете от условно форматиране, за да го направите. Изберете раздела Изглед, след което щракнете върху групата Прозорец
- Щракнете Преглед отстрани
- Изберете Преглед
- Изберете Подреждане на всички
- „След това изберете Вертикално, за да сравните записи едно до друго
Двете работни книги ще бъдат показани по подразбиране хоризонтално една до друга, което не е идеално за сравняване на колони. Последната стъпка, като изберете Vertical, показва колоните вертикално, което улеснява четенето на резултатите от вашите сравнения.
Ако имате по-дълги колони, активирайте синхронно превъртане (от раздела Изглед в групата на Windows ), така че и двете работни книги да се превъртат една до друга.
Използване на условно форматиране в Excel
Условното форматиране е недостатъчно използвана, но много мощна функция на Excel, която може да ви се стори полезна. Тази функция предлага някои много бързи начини за сравняване и показване на данни в Excel чрез набор от правила, които можете да използвате за постигане на целите си за условно форматиране:.
- Отворете листа, съдържащ данните, които искате да форматирате
- Маркирайте клетките, съдържащи данните, които искате да форматирате
- Изберете менюто Начало, след което щракнете върху Условно форматиране
- Изберете съществуващ набор от правила или създайте нов набор от правила, като щракнете върху Ново правило
- Въведете параметрите за сравнение (напр. Е по-голямо от 100)
- Задайте формат за показване на резултатите и изберете OK
След това Excel ще подчертае клетките, отговарящи на избраните от вас критерии (например, по-големи от 100). Ще намерите този метод ценно допълнение към вашия набор от инструменти на Excel.
Има някои инструменти за сравнение за Excel, които правят сравненията бързи и ефективни. Например, Xlcomparator (направете бързо търсене в мрежата, за да го намерите) ви позволява да качите двете работни книги, които искате да сравните, след това да преминете през съветника стъпка по стъпка, който ви води през процеса, връщайки една стойност, разделена със запетая ( CSV) файл, който можете да отворите в Excel, за да видите сравнените колони един до друг.
Имате ли някакви съвети или трикове за сравнение на Excel? Моля, уведомете ни по-долу!
