Онзи ден ми беше зададен въпрос, когато показвах на някого как да използва Gmail и не за първи път го чух. Въпросът беше „Как да създам копия на чернови в Gmail, така че да не отнеме толкова време, за да отговарям на клиентите?“ Докато се опитвам редовно да отговарям на въпроси тук в TechJunkie, реших, че това е основен кандидат.
Вижте и нашата статия Как да поръчате Gmail по размер
Това, което въпросът всъщност задава, е повече за шаблони за имейл, отколкото за запазване на копия на чернова. Показвах на някого как да настрои автореспонденти и етикети за новия си бизнес имейл. Те искаха някои имейли с котлони да изпратят на клиенти, за да ги държат в цикъла, без да бъдат затънати от администратора през целия ден. Отговорът е да създадете шаблони за имейл.
Можете да създадете копия от тях и да ги запазите като чернови, ако предпочитате, но можете да направите много повече с шаблони.
Шаблони по имейл
Шаблоните на имейли са спестяваща благодат на всички собственици на малки фирми или тези, които намират да казват едни и същи неща в едни и същи имейли. Използвам ги откакто започнах собствен бизнес и те ме спестиха много стотици часове през годините.
Шаблоните по имейл също могат да ви направят да изглеждате по-професионални. Можете да отговорите по-бързо и просто „Благодаря за имейла ви, един от нашия екип ще се свърже директно с вас в рамките на 24 часа“ може да накара клиента да се почувства ценен. Имайки предвид колко лесно е да се направи, горещо препоръчвам да ги използвате.
Как да създам шаблони за имейл в Gmail?
Gmail обажда шаблони Canned Responses и трябва да активирате функцията, преди да можете да ги използвате. След като сте готови, можете да създадете толкова много шаблони за имейл, колкото искате.
- Отворете Gmail и влезте.
- Изберете иконата на менюто за зъбци горе вляво и изберете Настройки.
- Изберете раздела Labs.
- Превключвайте консервираните отговори (шаблони), за да активирате.
- Изберете Запазване на промените в края на страницата.
Сега функцията е активирана, можем да започнем да създаваме шаблони. Правите това от Inbox в Gmail, така че ето къде следваме.
- Изберете Създаване на имейл от вашата пощенска кутия.
- Създайте имейла, който искате да създадете, както обикновено.
- Изберете сивата стрелка надолу в долния десен прозорец на имейла.
- Изберете консервирани отговори и Нов отговор на консерви.
- Дайте му значимо име и изберете ОК, за да запазите.
След като запазите отговора си в консерви, можете безопасно да изтриете черновата.
Когато съставяте своя консервиран отговор, трябва да балансирате личното докосване с това, че сте достатъчно общи, че няма да обидите никого. Това означава или да оставите неща като имена и дати от имейла и да ги замените с времеви диапазони. Или можете да добавите тези лични щрихи на ръка, преди да изпратите. Последното е за предпочитане, тъй като личното докосване създава връзка, на която можете да изградите. Не винаги е възможно, така че трябва да използвате преценката си.
Използване на вашия имейл шаблон
Сега сте създали своя имейл шаблон или консервиран отговор, време е да го използвате. Когато получите първата си възможност да използвате шаблона, направете това:
- Изберете Отговор от имейла, на който искате да отговорите.
- Изберете сивата стрелка надолу в долната дясна част на екрана.
- Изберете Консервирани отговори и изберете отговора, който сте създали.
- Добавете персонализирани данни, за да направите имейла подходящ.
- Изпрати.
Можете да направите същото, като използвате Compose и създадете нов имейл, но намирам метода за отговор много по-бърз.
Използване на вашия консервиран отговор като имейл автоматичен отговор
Като направите стъпка по-нататък върху шаблона за електронна поща, как да настроите отговора в консерви като автоматичен отговор на входящ имейл. Ще трябва да запазите вашите отговори от консерви, но това е чудесен начин да потвърдите поръчки или запитвания и да изградите добри отношения с клиента си.
- Отворете Настройки в Gmail и изберете раздела Филтри.
- Изберете връзка за създаване на нов филтър.
- Създайте критерии за задействане на филтъра. Това вероятно ще бъде уникално за вас, така че изберете нещо, което работи.
- Изберете Създаване на филтър с това търсене в долната дясна част на прозореца.
- Изберете Изпращане на консервиран отговор и отговора, който искате да използвате.
- Изберете Създаване на филтър.
Сега, когато критериите за филтриране са изпълнени, Gmail автоматично ще изпраща отговора ви в консерви. Това е идеално за потвърждения или актуализации и може да бъде настроено да се задейства по множество начини. За мен е невъзможно да ги изброя всички тук, но вие ще разпознаете модел в имейлите си, който можете да използвате. Например всички имейли се изпращат на вашия имейл адрес или всеки имейл, съдържащ думата „Поръчай“. Имате идея.
