Трябва ли да организирате среща? Имате ли спешна ситуация и имате нужда от помощ? Крайният срок внезапно се съкрати? Трябва бързо да проверите наличността на колегите? Искате ли да проверите наличността на някого в Google Календар? Можете да направите всички тези неща, ако сте споделили всичките си календари. Този урок ще ви покаже как.
Вижте и нашата статия Как да синхронизирате всичките си календари в Google с iPhone
Google Календар ви позволява да споделяте копие от календара си, за да го видят вашите колеги и приятели. Позволява им да проверяват наличността, да задават напомняния и да ви канят на събитие. Това е чиста функция на приложението, което прави съвместната работа по-лек.
Все пак е добре. Трябва активно да дадете разрешение на другите да преглеждат календара и да зададете отделни разрешения за тях, за да могат да го редактират. Можете дори да създадете споделен календар, отделен от вашия собствен, ако предпочитате.
Споделяне на Google Календар
Споделянето на календар малко прилича на календара на Outlook за Exchange. Той може да бъде видян от хора в група или от лица, на които давате разрешения. Вие задавате конкретни разрешения за редактиране, или не, и можете да ги използвате, за да проверите наличността, срещите и т.н. Всички, с които споделяте, ще трябва да използват Google Календари твърде в противен случай, трябва да направите целия календар публичен, което не е идеално.
За да споделите съществуващ календар, направете следното:
- Отворете Google Календар.
- Изберете календара, който искате да споделите отляво.
- Изберете трите точки до него и след това изберете Настройки и споделяне.
- Изберете Добавяне на хора под Споделяне с конкретни хора, които да споделяте с хора.
- Поставете отметка в квадратчето до Публикуване на обществото под Разрешения за достъп за споделяне с група. Изберете групата в падащото поле.
- Изберете Изпращане веднъж готово.
Споделянето с група ще работи само ако използвате Google Групи. В противен случай ще трябва да добавите членове на групата поотделно.
Можете вместо това да създадете нов споделен календар.
- Отворете Google Календар.
- Изберете Създаване в менюто отляво, за да създадете нов календар.
- Наименувайте го и изберете Създаване на календар.
- Следвайте стъпките по-горе, за да разрешите достъп на хора или групи.
Вижте нечий друг Google Календар
Ако вече използвате споделяне на календара и искате да видите Google Календар на някой друг, това също е много ясно.
- Отворете Google Календари.
- Изберете празното поле, където пише Добавяне на календар.
- Въведете името или Gmail адреса на човека, който искате да видите.
- Изберете ги от списъка, както се появяват.
Името ще се появи само ако вече са споделили календар с група или хора. След това ще видите техния календар в списъка отляво под „Моите календари“.
Вижте дали някой е свободен с Google Календар
Ако се опитвате да настроите среща или събитие, можете да проверите дали хората са свободни, като използвате собствения си календар, след като свържете техния или имате достъп до споделени календари.
- Отворете Google Календар.
- Изберете Създаване отляво, за да създадете събитие.
- Дайте му заглавие, преценете дали това е събитие или напомняне.
- Задайте дата и час.
- Изберете Още опции в долната част на прозореца.
- Изберете Добавяне на гости под Гости вдясно.
- Изберете раздела Намиране на време отляво.
- Уверете се, че всички гости са избрани в полето и потърсете време в избрания ден.
- Създайте събитието, дайте му заглавие и натиснете Запазване в горната част.
Ако някой е зает, времевият интервал ще бъде оцветен или ще се появи думата Зает. Няма да можете да ги поканите, ако те са маркирани като заети в календара си. След като натиснете Запазване, всеки поканен ще бъде изпратен по имейл с покана и събитието ще бъде добавено към съответните им календари.
Създайте обществен Google Календар
За някои това да направиш собствен календар достъпен за други не стои добре, а в някои индустрии това не е идеално. В тези ситуации създаването на отделен групов календар за отдела или екипа е по-добре.
- Отворете Google Календар.
- Изберете Създаване в менюто отляво, за да създадете нов календар.
- Наименувайте го и изберете Създаване на календар.
- Изберете иконата на зъбното колело в прозореца на календара, за да изберете Настройки.
- Изберете току-що създадения календар и изберете Разрешения за достъп.
- Поставете отметка в квадратчето до Публикуване на обществото.
Когато казва „обществено“, това не означава непременно целия свят, а тези в домейна ви G Suite. Ако не използвате G Suite, всеки, който се захване с URL адреса на календара, ще може да види какво се случва, затова го дръжте между себе си.
