Как автоматично да включите подпис в имейлите на Outlook

Добавянето на подпис към имейл съобщението ви дава нотка на професионализъм. Хвърлянето на лого и вашата информация за контакт предоставя промоция на марката на иначе черновата кореспонденция. Той предоставя на тези, които желаят да се свържат с вас по друг начин, възможността да го направят. Създаването и използването на подпис в Microsoft Outlook е достатъчно проста задача. Можете дори да създадете множество персонализирани подписи, за да преминете към прищявка в зависимост от вашата целева аудитория.

Обаче Outlook ще прикачи подпис само към ново изпратени или препратени имейл съобщения. Имейлите, които сте изпратили преди създаването на подпис, все още няма. За да добавите подпис към по-стари съобщения, ще трябва да влезете в настройките на Outlook и да промените няколко неща.

Подписът ви може да включва текст, изображения, вашата електронна визитка, лого или дори изображение на вашия ръкописен подпис. Можете да настроите Outlook така, че подписите да се добавят автоматично към всички изходящи съобщения или да създадете вашия подпис и да го добавите към съобщения за всеки отделен случай.

Добавяне на подпис към кореспонденцията ви в Outlook

Стъпките при подреждането на имейлите ви с подпис ще зависят от версията на Outlook, която използвате в момента. Има процес за тези, които използват по-стари версии на софтуера (2007 - 2010) и една за по-новите версии (2010+), както и потребителите на Microsoft Office 365.

Нека започнем с най-новите версии.

Версии на Outlook 2010+, включително Outlook за 365

За да създадете нов подпис за вашия имейл в Outlook:

1. Кликнете, за да създадете нов имейл.
2. Кликнете върху подпис и след това подписи от раздела „Съобщение“.
   • В зависимост от размера на вашия прозорец на Outlook и дали съставяте ново имейл съобщение или отговор или препращате, разделът „Съобщение“ и бутонът за подпис може да са на две различни места. Бутонът за подпис обаче обикновено се придружава от прикачване на файл и елемент за прикачване в секцията „Включване“ на менюто „Съобщение“.
3. В раздела „Подпис на имейл“, точно под полето „Избор на подпис за редактиране“, изберете Нов и добавете име за новия си подпис в диалоговия прозорец „Нов подпис“.
4. Точно под „Редактиране на подпис“ съставете подписа си в предоставената зона.
   • Прозорецът ви предоставя възможността да променяте шрифтове, цветове и размери на шрифта, както и подравняване на текст.
   • За да добавите връзки и изображения към вашия имейл подпис, да промените шрифтове и цветове и да оправдаете текста, можете да го направите, като използвате мини лентата за форматиране под „Редактиране на подписа“.
   • Можете дори да създадете по-здрав подпис с куршуми, таблици или рамки, като използвате Microsoft Word за форматиране на вашия текст. След това го прехвърлете с помощта на обикновено копие ( Ctrl + C ) и поставете ( Ctrl + V ) върху подписа в полето „Редактиране на подписа“.
   • Можете също така да добавите икони и връзки в социалните медии в подписа си, които ще докосна по-късно.
5. След като подписът е както искате, под „Изберете подпис по подразбиране“ задайте следните опции:
   • Изберете имейл акаунт, с който да асоциирате подписа си, като използвате падащото меню „Имейл акаунт“. Можете да имате различни подписи за всеки имейл акаунт, който използвате за Outlook.
   • За да бъде автоматично добавен подписът ви към всички бъдещи съобщения, щракнете върху падащото меню „Нови съобщения“ и изберете подпис. Ако предпочитате да не е зададено като автоматично по подразбиране, изберете (няма) . Това ще направи така, че всяко ново съобщение, което изпращате, изобщо няма подпис, включително препратеното и отговореното.
   • За да се появи подпис във вашите съобщения, на които отговаряте и препращате, щракнете върху падащото меню „Отговори / напред“ и изберете подпис. Това ще добави този подпис автоматично, когато отговорите или препратите имейл. За да нямате този набор, изберете (няма) вместо това.
6. Сега, когато това приключи, щракнете върху бутона OK, за да се върнете, за да запазите подписа си и да се върнете към новото си съобщение.
   • Важно е да се отбележи, че текущото съобщение, в което сте създали подписа, няма да има подпис. По някаква причина подписът ще се появи само в следващите съобщения. Ще трябва да добавите ръчно подписа, ако очаквате да го използвате.

Ръчно поставяне на подпис

За новото съобщение, което стартирахте с цел създаване на подпис, или онези от вас, които не искат автоматично подписване, все още можете да поставите подпис ръчно.

За да направите това:

1. При отворено имейл съобщение щракнете върху раздела „Съобщение“ и изберете Подпис .
2. Това ще отвори меню за излитане, показващо всички запазени подписи, които сте създали. Изберете подписа, който искате да използвате от опциите, като щракнете върху него. Сега тя ще се появи във вашето текущо съобщение.

Добавяне на лого или изображение към подписа ви

Марките обикновено изискват лога. За да добавите към подписа си изображение като лого или икона на социалните медии:

1. Отворете ново имейл съобщение и кликнете върху раздела „Съобщение“.
2. Кликнете върху Подпис и след това Подписи .
3. Изберете подписа, към който искате да добавите логото или изображението, като го изберете в полето „Избор на подпис за редактиране“.
4. Щракнете върху иконата Добавяне на изображение, намерете изображението, което искате да добавите, от вашите компютърни файлове и след това изберете Вмъкване .
   • Можете да промените размера на изображението или логото си, като щракнете с десния бутон на мишката и изберете Изображение от опциите на менюто. Кликнете върху раздела „Размер“ и използвайте предоставените опции, за да преоразмерите изображението според вашите спецификации.
   • Поддържайте квадратчето „Заключване на съотношението на страните“, за да поддържате пропорциите на изображението.
5. След като изображението е преоразмерено и готово за стартиране, щракнете върху OK .
6. Следвайте това, като кликнете отново върху OK, за да запазите всички промени, които току-що сте направили в подписа си.

Версии на Microsoft Outlook 2007 - 2010

За да създадете нов подпис с помощта на по-стара версия на Microsoft Outlook:

1. Изберете да създадете ново съобщение.
2. Кликнете върху раздела „Съобщение“ и изберете Подпис от секцията „Включване“.
3. Кликнете върху подписи, когато се появи.
4. От раздела „Подпис на електронна поща“ щракнете върху Ново .
5. Въведете име за подписа си и натиснете бутона OK .
6. Въведете текста, който искате да включите в подписа си, в полето „Редактиране на подписа“.
   • Можете да форматирате своя текст, като маркирате текста, който искате да редактирате, и след това използвате бутоните за стил и форматиране за желаните опции.
   • Добавяне на допълнителни елементи като изображения, хипервръзки и карти за електронна визитка, щракнете върху мястото, където искате да се появи елементът и:
     • e-Business Card - Щракнете върху бутона Business Card и след това щракнете върху един от контактите в списъка "Filed As". Щракнете върху бутона OK .
     • Hyperlink - Щракнете върху иконата на Hyperlink и въведете (или поставете) URL адреса, към който вашата връзка ще свърже текста. Щракнете върху бутона OK .
     • Изображение / Картина - Щракнете върху иконата на изображението, намерете изображението, което искате да качите в подписа си, изберете го и след това щракнете върху бутона OK .
7. След като приключите с редакциите, щракнете върху OK, за да завършите създаването на подписа си.
   • В имейла, който в момента имате отворен, за да създадете подписа, подписът няма да бъде добавен автоматично в него. Ще трябва да го направите ръчно.

Добавяне на подписа към вашите имейл съобщения

Подписите могат да се добавят автоматично или ръчно към всички изходящи съобщения, отговори и препращания. Само един подпис може да бъде използван за изпратен имейл, така че ако решите да имате един комплект автоматично, най-добре би било той да е насочен към по-широк кръг аудитория.

За да вмъкнете автоматично подпис в електронното си съобщение:

1. Създайте нов имейл.
2. Преминете към раздела „Съобщение“ и кликнете върху Подпис, разположен в секцията Включване.
3. Кликнете върху подписи, когато се появи.
4. Намерете „Изберете подпис по подразбиране“, щракнете върху падащото меню „Списък на акаунти за електронна поща“, изберете имейл акаунт, с който искате да свържете подпис.
5. Изберете подписа, който искате да включите, като изберете такъв от списъка „Нови съобщения“.
   • За препращания и отговори, за да добавите подпис, изберете подпис от падащия списък „Отговори / напред“. Кликнете (няма), ако предпочитате да нямате подпис, излезте с отговора си и препращайте имейл съобщения.
6. Щракнете върху OK, за да запазите настройките за подпис.

За да добавите ръчно подпис в електронното си съобщение:

1. Създайте ново имейл съобщение.
2. Кликнете върху раздела „Съобщение“.
3. Кликнете върху Подпис, намерен в секцията „Включване“.
4. Изберете подписа, който искате да поставите, като кликнете директно върху него.

Сега подписът ще се появи във вашето изходящо съобщение. Ако сте избрали неправилно или просто искате да изтриете добавения от вас подпис, маркирайте подписа в съобщението и щракнете върху Изтриване (или Backspace ) на вашата клавиатура.

Използване на акаунт на Microsoft Office 365 с Outlook.com

За тези, които използват Outlook в мрежата с акаунт в Microsoft Office 365, ще трябва да създадете подпис и в двата продукта.

За да създадете и използвате имейл подписи в Outlook в мрежата:

1. Влезте в профила си в Outlook.com и отворете Настройките си, като щракнете върху иконата на Cog Wheel в горната част на страницата.
2. Кликнете върху Поща, след това Създайте и отговори .
3. Въведете подписа си в областта за подпис на имейл.
   • Можете да използвате предоставените опции за форматиране, за да промените външния вид на подписа си по ваш вкус.
   • Можете да имате само един подпис на акаунт.
   • За да направите подписа автоматично да се показва автоматично по подразбиране за всички бъдещи съобщения, поставете отметка в полето „Автоматично включване на моя подпис върху нови съобщения, които съставям“. Това прави така, че всички бъдещи съставени имейли да имат вашия подпис в долната част.
   • Препращанията и отговорите ще се нуждаят от отметка в полето „Автоматично включвам подписа си върху съобщения, които изпращам или отговарям“.
   • Като не проверявате нито една от тези опции, ще трябва ръчно да добавите подписа си към всяко имейл съобщение, което пишете напред.
4. Когато приключите с редакциите, щракнете върху Запазване .

За да добавите подписа си ръчно:

1. В пощенската си кутия изберете Ново съобщение.
2. Съставете съобщението си изцяло и кликнете върху иконата с три точки.
3. От тук изберете Вмъкване на подпис .
4. След като съобщението ви е готово да излезе, кликнете върху бутона Изпращане .