Проследяването на вашите номера на фактури може да бъде много важно. Всички номера на фактури са последователни, така че опитът да ги въведете ръчно има възможност за човешка грешка, предоставяща по-малко от оптимални резултати. Не винаги е лесно да запомните следващото число в последователността, особено когато числата започват да се покачват. Забравяйки предишния номер, можете да завършите с малко припокриване на електронната си таблица в Excel, което може да създаде поразия по-надолу по линията.
Вижте също нашата статия Как да изтриете всички празни колони в Microsoft Excel
Вече е достатъчно трудно да си спомните къде сте оставили ключовете си или да вземете нещо от фризера за вечеря, нямате нужда от достатъчно кранче за памет. Вместо това може би е най-добре Excel автоматично да генерира номерата на фактурите вместо вас.
„Това би било невероятно полезно. И така, какво трябва да направя? “
Доколкото знам, има два метода, при които можете да имате автоматично генерирани номера на фактури в Excel. Тази статия ще обясни и двете, за да се гарантира, че можете да избегнете припокриването на фактури и вече няма нужда да се суетете кой номер следва.
Автоматично генериране на фактури за Excel
Както споменахме, има два начина за автоматично добавяне на номера на фактури в електронна таблица или работна книга на Excel. Първият е чрез използване на формула във VBA (Visual Basic за приложения), за да се генерират номера на фактури за една работна книга. Вторият начин е да използвате Kutools за функцията Insert Sequence Numbers на Excel. Тази опция ще ви позволи да генерирате номера на фактури в множество електронни таблици и работни книги.
Метод 1: Автоматичен генератор на номера на фактури, използващ Visual Basic за приложения
Да започна:
Можете да създадете нова работна книга или да отворите съществуваща, която искате да използвате за автоматично генериране на номер на фактура.
Намерете и маркирайте празна клетка (щракнете с левия бутон върху нея) и въведете първия номер, който ще бъде използван като начален номер за всички ваши номера на фактура, които продължават напред. Можете да изберете нещо като 00000 или 10000 за начална точка. За нашия пример ще използваме 00000 и той ще бъде поставен в клетка C3.
Натиснете Alt + F11, за да отворите диалоговия прозорец Microsoft Visual Basic for Applications. Разширете текущата си работна книга (VBAProject, може да се покаже като Book 1, ако е нова) и щракнете двукратно върху ThisWorkbook.
Можете да въведете следния код или просто да копирате и поставите (маркирайте кода и натиснете Ctrl + C и след това щракнете с левия бутон върху прозореца и натиснете Ctrl + V ) кода в прозореца за отваряне.
VBA: Генератор на гласови номера
| 1 2 3 | Частна под работна книга_Отваряне () Диапазон („C3“). Стойност = обхват („C3“). Стойност + 1 Край Sub |
„С3“ ще бъде клетката, в която сте въвели номера на началната фактура. Уверете се, че го промените в кода, преди да го поставите в прозореца.
Следните формули по-долу ще ви позволят да потвърждавате номерата на фактурите си. Те могат да бъдат малко трудни за запомняне отвън, но винаги можете да ги запишете като запис в автотекст, ако трябва да ги използвате отново по-късно по всяко време.
| Не. | формула | Номера на фактури |
| 1 | = "CompanyName" и текст (TODAY () "YYMMDD") и С3 | CompanyName14120910000 |
| 2 | = „CompanyName“ & TEXT (ДНЕС (), „0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = „CompanyName“ & TEXT (СЕГА (), „MMDDHHMMSS“) & C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | = „CompanyName“ & TEXT (СЕГА (), „0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = „CompanyName“ & RANDBETWEEN (100000, 999999) и C3 | CompanyName44868510000 |
Не забравяйте, че C3 във формулата е клетката, в която сте поставили началния номер на фактурата. „Името на компанията“ е запазено за текста, който искате да бъде показан във вашите номера на фактурата. Променете го на каквото ви подхожда.
Ще искате да поставите формулата в клетка за автоматично генериране на фактури. Това не е същата клетка, в която имате началния номер на фактура, а посочената клетка за резултатите. След като формулата е редактирана, за да отговаря на вашите нужди, можете да я копирате и поставите в клетката и натиснете Enter, за да получите номера на фактурата.
След като приключите, не забравяйте да запазите текущата работна книга. За да направите това, щракнете върху Файл и след това Запазете (или Запазете като, ако завеждате ново или под друго име). Въведете името на работната книга и се уверете, че полето Запиши като тип е настроено на Excel Macro-Enabled Workbook (* .xlsm). Изберете къде ще бъде записана и след това просто натиснете бутона Запиши .
Всеки път, когато отворите работната книга за генериране на номера на фактура, номерът на фактурата ще бъде с едно число по-голям от последния път. Просто не забравяйте да запазите работната книга преди да я затворите всеки път, или работата ще бъде загубена.
Метод 2: Добавяне на номер на фактура с помощта на Kutools за Excel
Тези от вас, които се нуждаят от начин за генериране на номера на фактури за множество работни книги, ще намерят тези нужди, удовлетворени при използването на Kutools. Първият обхванат метод е предназначен само за една електронна таблица или работна книга и има злополучната възможност за припокриване, когато забравите да запазите. Kutools за Excel предоставя поправка както за тези проблеми, така и за повече.
Да започна:
Както преди, маркирайте и изберете клетката за номера на вашата фактура. След това ще трябва да кликнете върху Kutools, последвано от Вмъкване и накрая Insert Sequence Number .
Когато се появи диалоговият прозорец Вмъкване на последователност, щракнете върху бутона Нов . Това ще доведе до прозорец за редактиране на номер на последователност:
- Въведете име в полето Последователност на името, за да посочите новата последователност на номера на фактурата.
- В полето за увеличение поставете 1 .
- Въведете името на вашата компания или друг текст, който ще искате да видите в началото на резултатите от номера на вашата фактура, в полето Префикс (незадължително) .
- Началният номер за всички ваши бъдещи номера на фактури може да бъде въведен в полето Старшен номер. Броят може да бъде всичко, което искате, но би било най-добре да го опростите. 00000 или 10000 биха били достатъчни. Ако предпочитате да запазите числата малки, можете просто да използвате една цифра като 0 или 1.
- Можете да определите броя на цифрите, които ще имат вашите номера на фактурата, като въведете число в полето за брой цифри. Не можете да сбъркате с 5 или 6.
- Финализирайте процеса, като кликнете върху бутона Добавяне .
Докато новосъздадената последователност остава избрана, щракнете върху Fill Range и натиснете бутона за затваряне, за да излезете. Сега, независимо в коя работна книга използвате функцията Вмъкване на последователност, номер на фактура ще бъде генериран автоматично с всяко число, по-голямо от последното.
