В работна среда е задължително да поддържате организирана входяща кутия, за да поддържате ефективността. Затрупана входяща поща може да докаже доста огромна болка, особено когато сте принудени да превъртате из планини от по-стари имейли, които може да не се нуждаете повече. По едно време тези по-стари имейли може да са служили за цел, но оттогава са се превърнали в допълнителни препятствия при търсене на конкретен имейл.
Вижте и нашата статия Как да създадете псевдоним на Gmail
„Входящата ми поща е катастрофа. Имам имейли от преди повече от две години. Наистина трябва да се настаня. "
За да избегнете много време, не бих препоръчал да се опитвате да изтриете всичките си по-стари имейли ръчно. Вместо това, благодарение на помощта на филтрите, ще можете да се отървете от тези имейли много по-бързо. Чрез създаване на филтър можете да изтриете стари съобщения въз основа на определена времева рамка. Единственият проблем, който мога да видя с използването на филтри е, че те се прилагат само за новополучени съобщения. Можете да приложите филтри в бъдеще, за да гарантирате, че натрупването на пилот няма да се появи за втори път, но какво ще кажете за тези имейли, които попълват входящата ви поща сега?
Автоматично изтриване на тези по-стари имейли в Gmail
Има няколко неща, в които трябва да се потопите, когато се избавите от онези по-стари, вече не са необходими имейли, преследващи вашата пощенска кутия в Gmail. Ще разгледам как да настроите вашите филтри, да ги прилагам за бъдеща употреба и как да се отървете от всички стари текущи имейли с помощта на Gmail добавка, имейл студио.
Настройка на вашите филтри
Първо нещо първо, нека да настроим вашите Филтри .
Да започна:
- Влезте в своя Gmail акаунт с необходимите идентификационни данни.
- Намерете иконата Cog / Gear. Това е менюто за настройки на Gmail и може да се намери в горния десен ъгъл на прозореца. Кликнете върху тази икона и след това изберете Настройки от падащото меню.
- Кликнете върху раздела „Филтри“ и след това щракнете върху Създаване на нов филтър .
- Въведете в полето за въвеждане „Има думи“ следното - по- старо_то: x, където „x“ е времевата рамка на съобщенията, които искате да бъдат изтрити. Това ще бъде число, последвано от писмо. Следващите писма ще се отнасят за времевата рамка. Ще трябва да използвате „d“ дни, „w“ седмици и „m“ месеци. Пример може да бъде стар_тол: 3d, ако искате да изтриете имейли, които са по-стари от три дни.
- След това щракнете върху Създаване на филтър с този бутон за търсене .
- Попълнете квадратчетата, означени с „Изтриване“ и „Също да приложите филтъра“ с отметка, като щракнете върху тях.
- Накрая щракнете върху Създаване на филтър, за да видите всички ваши по-стари имейли въз основа на датата, която току-що сте задали, да се преместите от входящата си поща в папката си.
Когато съобщенията се изтрият в Gmail, те не изчезват моментално от съществуването. Вместо това можете да ги намерите в папката си Trash. Това означава, че тези имейли все още ще се отчитат спрямо общия ви капацитет на данни. За да ги освободите изцяло, можете да изчакате Gmail да ги изтрие автоматично след 30 дни или сами да ги изтриете. За да извършите последното, щракнете върху папката Кошче и след това щракнете върху връзката Празно кошче сега .
Филтър за бъдещо изтриване (повторно приложение)
Заглавието на тази статия се занимава с автоматично изтриване. За съжаление филтрите не могат да се задействат автоматично. Ще трябва да се върнете назад и отново да приложите филтъра към текущата си пощенска кутия.
За да приложите отново филтър:
- Върнете се обратно в настройките си, като щракнете върху иконата Cog / Gear в горния десен ъгъл на прозореца на Gmail и изберете Settings от падащото меню.
- Кликнете върху раздела „Филтри“.
- Тъй като вече сте създали филтър преди това, сега можете да щракнете върху Редактиране, което се намира до него. Ако преди това сте създали множество филтри, лесно можете да намерите този, който желаете, като критериите за всеки филтър ще бъдат показани.
- Кликнете върху Продължи в секцията, която се показва с критериите ви за търсене. Това ще бъде екран, подобен на този, който се появи при настройката на оригиналния филтър.
- Отново поставете отметка към квадратчето до „Също да приложите филтъра към“.
- Този път, за да активирате филтъра, щракнете върху Актуализиране на филтъра . Всички ваши по-стари имейли, зададени на определената времева рамка, сега ще бъдат прехвърлени към папката Trash .
Студио за имейл
Студиото за електронна поща се предлага с изящна функция, която автоматично ще изтрие всички по-стари имейли от посочен подател или тези, разположени в конкретна папка. Вградената функция за автоматично почистване ще ви помогне да поддържате пощенската кутия на Gmail далеч по-организирана, което води до по-ефективна работна среда.
С имейл студио можете да архивирате и да приложите „Маркиране като прочетено“ към всички имейли, които в момента са във вашата пощенска кутия, които са там повече от три месеца. Също така ви позволява автоматично да премахнете трайно всички имейли от папките си Trash and Spam след два дни. Като допълнителен допълнителен бонус, Auto-Purge включва функция за отмяна на абонамент за електронна поща, която може да ви помогне лесно да премахнете имейл адреса си от някой от тези досадни пощенски списъци с бюлетини. Има и много повече, за което добавката е способна, но чувствам, че споменатите вече подчертават точно това, от което се нуждаем за тази статия.
Основният пакет е безплатен за използване, но за да извлечете максимума от продукта, се предлага премиум версия с годишна цена от $ 29. Надстройката ще ви позволи да създадете множество набори от правила за изчистване и включва имейл планировчик, препращащ и автоматичен отговор.
Настройка и активиране на автоматичното почистване в Gmail
Очевидно първото нещо, което трябва да направите, е да изтеглите и инсталирате добавката за имейл студио. След като това е постигнато, ще можете да видите иконата на студиото за електронна поща извън дясната странична лента, когато отворите някое от вашите имейл съобщения в Gmail.
За да го използвате:
- Отворете добавката за имейл студио и влезте с вашия Gmail акаунт.
- Ще видите списък с опции. От тези опции изберете инструмента „Почистване по имейл“.
- След това щракнете върху Добавяне на ново правило, за да настроите правило (като това, което сте направили с Филтрите ).
- Има две части за настройка на правило - ще трябва да посочите условие и след това действие. Помислете „причина и следствие“. Действието ще се задейства, след като е изпълнено зададеното условие.
- За да зададете условие, ще можете да използвате параметри за разширено търсене в Gmail, като например newer_than или има: прикачен файл или по- голям_тон . Използвайте ги, за да ви помогнете да намерите точното съвпадение с имейлите в Gmail, които искате да архивирате, да изпратите в кошчето или да преместите в друга папка.
- След като правило е създадено, щракнете върху бутона Запиши . Студиото за електронна поща вече ще работи във фонов режим и ще извършва проверка на всеки час, изпълнявайки определеното действие, когато имейл отговаря на условията, свързани с него. Няма да има нужда да правите нищо ръчно.
