BCCing себе си е много полезно нещо за проследяване на имейли. Ако предпочитате да имате имейл, който сте изпратили във входящата си поща, обикновено за целите на проследяването им, добавянето на собствен имейл адрес като BCC е правилният избор. Хората обаче често пренебрегват това при изпращане на важен имейл, което води до това да забравят да продължат. Това лесно може да доведе до проблеми надолу по линията.
За щастие, има начин автоматично да се BCC всеки път, когато изпращате имейл, което е сигурен начин да се уверите, че следвате всеки имейл. Разрешаването на автоматичен самостоятелен BCCing обаче не е съвсем просто. Тя включва създаване на правило в Outlook.
Управление на правила и предупреждения
Автоматичните BCC и CC са голямо нещо в Outlook. Въпреки че ще трябва да изтеглите нова добавка за своя имейл акаунт, базиран на браузъра, за да постигнете това, Microsoft Outlook ви позволява да създадете правило. Функцията за правила се намира под опцията Manage Rules & Alerts от менюто в горната средна част на екрана, в раздела Начало, под иконата за правила .
Щракнете върху Управление на правила и сигнали и ще видите нов прозорец, който ви дава възможност да създадете ново правило. Кликнете върху Ново правило в горния ляв ъгъл на този прозорец. Ще видите 3 категории: Бъдете организирани, Поддържайте актуалност и Започнете от празно правило . Изберете Приложи правило за съобщения, които изпращам под категорията Старт от празно правило .
условия
В прозореца на съветника за правила можете да изберете какви имейли ще ви бъдат изпратени като BCC. Например, като проверявате с конкретни думи в опциите за тема, създавате автоматично BCC правило за имейли с определени думи, които споменавате.
Тъй като вие сте този, който изпраща имейла, можете да използвате тази умна опция, за да сортирате автоматично имейлите си. Можете да добавите думата „Проследяване“ в списъка с конкретни думи и да маркирате имейлите, които се нуждаят от проследяване с тази дума.
Има и много други интересни условия, които можете да зададете за имейлите си. Ако искате всички имейли, които изпращате, да се съхраняват във вашата пощенска кутия като BCC, просто щракнете върху Напред, без да проверявате нито едно от изброените полета.
Изключения
Изключенията по същество са противоположни на условията тук. Както вероятно сте се досетили, тук очертавате ситуации, в които не искате да се включвате като BCC. Можете да следвате същия пример отгоре и да използвате изключението, ако темата съдържа конкретни думи, за да добавите изключение. В този пример можете да използвате командата „не-последващо“, но това може да създаде смут и дори грешка, тъй като последващите думи вече са част от вашите условия.
Може би е по-добре с това, с изключение на това, ако е изпратено на хора или обществена група, или с изключение, ако е назначено на изключения от всяка категория .
мерки
Тук можете да „програмирате“ действията, които прилага това правило. Тоест, тук избирате какво ще се случи с имейлите, за които сте задали условия. Искате да сте сигурни, че имейл, изпратен от вас, завършва във входящата ви поща, но, за съжаление, директна автоматизация на командите BCC тук не съществува. Това не означава, че не можете да имитирате BCC.
На първо място, изберете Cc съобщението до хора или обществена група в стъпката Действия на съветника за правила. Сега щракнете върху хора или обществена група и въведете своя имейл адрес. Ето как сте сигурни, че изпратеният от вас имейл, отговарящ на зададените условия, ще се озове във вашата пощенска кутия. Ако не искате вашият имейл адрес да се показва публично в изпратените от вас имейли, проверете в първата стъпка опцията Преместване на копие в посочената папка, щракнете върху връзката Посочена папка и изберете входящата си поща.
BCC във вашата пощенска кутия
Настрояването на собствената ви поща, за да отговаря на вашите нужди, ще ви даде огромно предимство в работата ви. Той ще се увери, че вашата пощенска кутия е добре подредена и добрата организация е от първостепенно значение за всяка работа. Разбира се, съветникът за правила на Outlook има повече случаи на използване, отколкото просто настройване на автоматичен BCC. Въпреки това внимателно планирайте нещата и се уверете, че изключенията и условията не се припокриват и че те обхващат правилните типове имейл е от съществено значение.
Добре направените правила за автоматичен BCC могат да ви помогнат много при сортирането на входящата ви поща. Ако обаче го направите лошо, може да наводните входящата си поща, създавайки и още по-голям проблем от този, който сте решили да решите.
Използвате ли автоматичен BCC в Outlook? Как го настроихте? Какви изключения и условия използвате и какви други правила създадохте?
