Как автоматично да се азбучи в google листове

Google Sheets и Microsoft Excel споделят много подобни функции. Тези, които са по-запознати с Excel, ще разберат, че въпреки че повечето функции са еднакви, локализирането им в Google Sheets може да се превърне в пречка, докато се запознаете с програмата.

Вижте също нашата статия Как да прилагате формули към цели колони в Google Таблици

Възможността за сортиране и филтриране на вашите данни по азбучен или цифров начин е една от най-често използваните функции в Microsoft Excel. Същото може да се каже и за Google Sheets. Начинът за изпълнение на задачата обаче може да бъде малко по-различен.

„По-запознат съм с Excel, но шефът ми иска да използваме Google Sheets сега. Организирането на електронни таблици е част от работата. Можеш ли да помогнеш?"

Голямата част за таблиците, също като Excel, няма да се притеснявате за ръчни редакции, когато искате да сортирате или филтрирате данните си. Има начин да ги сортирате автоматично по колона, използвайки функциите, предоставени в раздели или чрез формула, която можете да поставите директно в клетка.

Автоматично организиране на Google Таблици по азбучен ред

бързи връзки

• Автоматично организиране на Google Таблици по азбучен ред
  • Сортиране на данни и използване на филтри
    • Сортиране на данни
    • Филтриране на данни
    • Използване на филтри вътре в електронната таблица на Google
    • Създаване на изглед на филтър
  • Google Таблици: Сортиране по азбучен ред на работния плот
    • Азбучно сортиране на вашите данни автоматично с помощта на формула
  • Google Таблици: Сортиране по азбучен ред на мобилни устройства

Стъпките по-долу ще опишат подробно как можете да организирате данните си в Google Sheet автоматично. Ще се съсредоточа върху това как да направите това по азбучен ред, но може да се използва същата информация, ако предпочитате да организирате данните числено.

Въпреки това, преди да пристъпим към крайната цел, бих искал да се запозная малко по-добре с това каква е разликата между сортирането и филтрирането, как да използвате всяка опция за всяка ситуация, от която може да се нуждаете от тях, както и да преминете филтър изгледи.

Ако вече имате достойно разбиране за сортирането и филтрирането и просто бихте искали да стигнете до автоматичната азбука, можете да пропуснете по-нататък статията. За всички останали, които биха искали да научат нещо, имаме много за покритие, така че нека започнем.

Сортиране на данни и използване на филтри

Докато анализирате и работите в Google Sheets, все повече и повече съдържание ще започне да се натрупва. Това е, когато способността за организиране на информацията става толкова по-важна. Google Sheets ви позволява да реорганизирате тази информация, като сортирате и прилагате филтри към нея. Можете да направите това както азбучно, така и числово, изборът зависи от вас. Можете също да приложите филтър, за да стесните данните и дори да скриете избраните части от изгледа.

Сортиране на данни

За да сортирате данните:

1. От браузъра си (предпочитан Google Chrome) отворете електронна таблица в Google Таблици.
2. Маркирайте клетката или клетките, които искате да сортирате.
   • Можете да щракнете с левия бутон върху една клетка, за да я подчертаете. За няколко клетки щракнете с левия бутон върху началната клетка. Задръжте натиснат Shift и след това щракнете с левия бутон в крайната клетка.
   • Множество клетки също могат да бъдат избрани чрез щракване с левия бутон върху клетката и задържане на Ctrl и щракване с ляв щракване върху друга клетка. Това помага, ако клетките, които искате да бъдат сортирани, не са последователни.
   • За да изберете целия лист, щракнете върху горния ляв ъгъл на листа или натиснете Ctrl + A едновременно.
3. След това щракнете върху раздела „Данни“ и изберете Сортиране на диапазона… от опциите.
4. В изскачащия прозорец, ако колоните ви имат заглавия, поставете отметка в квадратчето до ред Данни има заглавен ред .
5. Изберете колоната, която първо искате да сортирате, като промените „Сортиране по“ в тази колона. След това изберете реда за сортиране, като щракнете върху радиала AZ за низходящ или ZA за възходящ.
   • Ако имате допълнително правило за сортиране, което искате да приложите, щракнете върху Добавяне на друга колона за сортиране . Редът на вашите правила ще определи как се извършва сортирането.
   • Можете да кликнете върху иконата на кошчето вдясно от правило, за да го изтриете.
6. Финализирайте, като щракнете върху бутона Сортиране и вашият диапазон ще бъде сортиран според вашите правила.

Филтриране на данни

Добавянето на филтри към вашите данни ще ви позволи да скриете данните, които не искате да бъдат видими. Все още ще можете да видите всичките си данни, след като филтърът е изключен. Филтрите и изгледите на филтри помагат да се анализират набори от данни в електронните таблици.

Филтрите се предпочитат, когато:

• Като всички, които имат достъп до вашата електронна таблица, преглеждат конкретен филтър, когато се отвори.
• Бихте искали видимите данни да останат сортирани след прилагане на филтър.

Като има предвид, че изгледите на филтри са по-полезни, ако:

• Искате да дадете име и да запазите множество изгледи.
• Необходими са няколко изгледа за други, използващи електронната таблица. Филтрите са включени от отделния човек, така че това им позволява да виждат различни филтри едновременно, ако някой друг може също да използва електронната таблица.
• Споделянето на различни филтри с хора е важно. Различни връзки за изглед на филтри могат да бъдат изпращани на различни хора, предоставящи на всеки, който работи на електронната таблица, с най-подходящата информация, специфична за отделния човек.

Само не забравяйте, че филтрите могат да бъдат импортирани и експортирани според нуждите, докато изгледите на филтри не могат.

Използване на филтри вътре в електронната таблица на Google

Когато филтър е добавен към електронна таблица, всеки друг, който гледа тази електронна таблица, може да види и филтрите. Това също означава, че всеки с разрешения за редактиране може да промени филтъра. Филтърът е чудесен начин за временно скриване на данни в електронна таблица.

За да филтрирате данните си:

1. От браузъра си (предпочитан Google Chrome) отворете електронна таблица в Google Таблици.
2. Изберете обхвата на клетките, който искате да филтрирате, като използвате същите методи, описани в секцията за сортиране на данни на статията.
3. Щракнете върху раздела „Данни“ и след това изберете Създаване на филтър . Това ще постави икона на филтър в първата клетка от диапазона, който сте избрали. Всички клетки в обхвата на филтъра ще бъдат поставени в зелена рамка.
4. Щракнете върху иконата за филтриране, за да се покажат следните опции за филтриране:
   • Филтриране по условие - Изберете от списък с условия или напишете своето. Например, ако клетката е празна, ако данните са по-малко от определен брой или ако текстът съдържа определена буква или фраза.
   • Филтриране по стойности - Махнете отметката от всички точки от данни, които искате да скриете, и щракнете върху OK. Ако искате да изберете всички точки за данни, щракнете върху Избери всички . Можете също да премахнете отметката от всички точки от данни, като щракнете върху Изчисти.
   • Търсене - Търсене на точки с данни, като въведете полето за търсене. Например, въвеждането на „J“ ще съкрати списъка ви до имената, които започват с J.
5. За да деактивирате филтъра, просто кликнете отново върху раздела „Данни“ и след това изберете Изключване на филтъра .
   • Данните могат да бъдат сортирани, докато филтърът е поставен и активиран.
   • Само данните във филтрирания диапазон ще бъдат сортирани при избора на сортиране.

Създаване на изглед на филтър

За да създадете, запазите или изтриете изглед на филтър:

1. От браузъра си (предпочитан Google Chrome) отворете електронна таблица в Google Таблици.
2. Щракнете върху раздела „Данни“ и след това изберете Преглед на филтри… последвано от Създаване на нов изглед на филтър .
3. Изгледът на филтъра се запазва автоматично. Сега можете да сортирате и филтрирате всяка от данните, които желаете.
4. Затворете изгледа на филтъра си, като щракнете върху „X“ в горния десен ъгъл на електронната таблица.
5. Щракнете върху иконата на Cogwheel в горния десен ъгъл на електронната таблица за една от следните опции:
   • Преименуване - промяна на заглавието на изгледа на филтъра.
   • Обхват на актуализация - Това не е толкова важно, колкото можете да го направите директно в самия изглед на филтъра. Тя ви позволява да промените обхвата на клетките, избрани за изгледа на филтъра.
   • Дубликат - създава идентично копие на текущия изглед на филтър.
   • Изтриване - Изтриване на изгледа на филтъра.

Google Таблици: Сортиране по азбучен ред на работния плот

За да сортирате обхвата на клетките по азбучен ред на вашия работен плот:

1. От браузъра си (предпочитан Google Chrome) отворете електронна таблица в Google Таблици.
2. Изберете данните, които искате да сортирате по една колона наведнъж. Това е важно, за да не пренаредите други части на вашата електронна таблица, които може да не съответстват на желания диапазон.
   • Маркирайте горната клетка в колоната на вашите данни чак до крайната клетка.
3. Щракнете върху раздела „Данни“ и след това изберете една от следните опции:
   • Сортиране на диапазон по колона, A → Z - Това ще сортира всички избрани данни в диапазона по азбучен ред, без да нарушава останалите области на електронната таблица.
   • Сортиране на лист по колона, A → Z - Това коригира всички данни в електронната таблица по азбучен ред в съответствие с подчертания диапазон от данни.
4. Всеки един от изборите вече трябва да пренареди данните ви по азбучен ред.
   • Ако смятате, че сте направили грешка, можете лесно да я поправите, като натиснете Ctrl + Z (Windows) или ⌘ Command + Z (Mac), за да отмените най-новото сортиране на данни.

Азбучно сортиране на вашите данни автоматично с помощта на формула

Въпреки че предишните стъпки могат да се считат за автоматични, все още има малък ръчен вход. Това е напълно приемливо за повечето потребители на електронни таблици, които не искат да бъдат прекалено технически с формули и функции.

Въпреки това, има някои, които биха предпочели по-автоматичен подход към ситуацията с азбука на данните. Може да предпочетете данните да бъдат сортирани автоматично в колона. Това означава, че всеки път, когато се добави нова информация в колоната, данните автоматично ще се актуализират по азбучен ред, без да се нарушава останалата част от електронната таблица.

За автоматично сортиране на данните на колоните по азбучен ред:

1. От браузъра си (предпочитан Google Chrome) отворете електронна таблица в Google Таблици.
2. Маркирайте клетката, която ще показва резултатите за данните, които искате автоматично да бъдат азбучени.
3. Вътре в клетката въведете следната формула = сортиране (A2: B, 1, TRUE) и след това натиснете Enter .
   • A2: B е желаният диапазон от данни, който трябва да бъде сортиран. Регулирайте го според вашите собствени нужди за електронни таблици.
   • 1 се отнася до номера на колоната, на който ще се базират подредените данни. Отново го коригирайте според нуждите на електронната таблица.
   • Данните във формулата се сортират автоматично във възходящ ред. За да сортирате данните в низходящ ред, променете ИСТИНСКАТА на невярна .

Всички нови или редактирани данни, въведени в колоната, сега ще бъдат сортирани автоматично.

Google Таблици: Сортиране по азбучен ред на мобилни устройства

За да сортирате обхвата на клетките по азбучен ред на мобилното си устройство:

1. Стартирайте приложението Google Таблици (Android / iOS) и влезте с вашите идентификационни данни.
2. Изберете Google Таблица за редактиране, като докоснете електронната таблица. Може да се наложи да превъртите, за да го намерите, ако имате запазени няколко таблици.
3. Намерете колоната с данните, които искате да азбучите и докоснете буквата на тази колона. Може да се намери в горната част на колоната. Това ще подчертае всички данни на колоната.
4. Докоснете писмото още веднъж, за да изтеглите малко меню.
5. В менюто докоснете стрелката „Още“, докато не намерите опцията Sort A - Z.
   • Ако използвате мобилно устройство с Android, ще трябва да докоснете иконата, която изглежда като три вертикално (или хоризонтално в зависимост от версията) подредени точки. Превъртете надолу, докато намерите опцията Sort A - Z.

Когато докоснете Сортиране A - Z, данните в колоната ще бъдат пренаредени по азбучен ред.