Ако работите с данни много, вероятно ще отделите толкова време, за да изглежда електронната ви таблица добре и да има смисъл, тъй като ще създавате листа на първо място. Можете да автоматизирате много от това с условно форматиране. Заедно с някои персонализирани формули можете да създадете фантастично изглеждащи електронни таблици за половината от времето. Ето как.
Вижте също нашата статия Как да добавите диаграма и да редактирате легендата в Google Таблици
Условното форматиране казва на електронна таблица, че ако клетката съдържа X, за да направи Y. Така че, ако клетката съдържа конкретен елемент от данни, тя трябва да я форматира по определен начин и ако не съдържа тези данни, да я форматира в различен начин. Това прави лесно да се идентифицират конкретни точки от данни и да накарате системата да извърши част от работата, вместо да я вършите ръчно.
Кривата на обучение не е толкова стръмна, колкото може би си мислите, което е идеално за мен, тъй като не съм точно майстор в Google Sheets. Въпреки това използвам условно форматиране много, когато представям данни.
Условно форматиране в Google Таблици
Ще използвам фалшива електронна таблица на конкурса за ядене на пай. Това е същото, което използвах в „Как да изграждам графики в Google Таблици“, така че ако го прочетете, той трябва да бъде разпознаваем. Няма значение дали не сте го виждали преди, тъй като не е точно трудно да го разберете.
За да работя с условно форматиране, добавих допълнителна колона с прост запис Да или Не. Именно тази колона ще форматирам. Очевидно не трябва да е толкова просто като това, но за целите на този урок работи достатъчно добре.
- Отворете листа и изберете диапазона от данни, който искате да използвате.
- Щракнете с десния бутон и изберете Условно форматиране.
- Изберете Форматиране на клетки, ако… в новото поле, което се показва вдясно.
- Изберете точка за данни за форматиране и формата, който искате да приложи.
- Изберете Готово.
Имате набор от условия, които можете да приложите за условно форматиране, включително празни клетки, клетки, съдържащи специфичен символ, започва с, завършва с, дата е, дата преди, данните са по-малки, равни на или по-големи от и цяло много повече. Тук има всяко възможно условие, така че нещо трябва да съответства на вашите нужди.
Добавете още условия
След като зададете един условен формат, може да откриете, че той не е достатъчен. За щастие можете да добавите колкото искате на Google Таблици.
- Отворете листа и изберете диапазона от данни, които току-що променихте.
- Щракнете с десния бутон и изберете Условно форматиране.
- Изберете Добавяне на друго правило в долната част на новия прозорец.
- Изберете Форматиране на клетки, ако… в новото поле, което се показва вдясно.
- Изберете точка за данни за форматиране и формата, който искате да приложи.
- Изберете Готово.
Можете да изплакнете и повторите това толкова пъти, колкото искате. В примера, първото форматиране, което прилагах, беше да оцветя в червено състоянието Y под „използвана болна торба“. Допълнителното условие, което добавих, беше да оцветявам зелено N под същата колона.
Можете да отидете по-далеч от просто оцветяване на клетки. Използвайки персонализирана формула, можете да добавите още повече персонализиране към Google Таблици.
Използвайте персонализирана формула, за да продължите условното форматиране
В горния пример използвах условно форматиране, за да оцветявам клетките, за да подчертая данните. Какво ще кажете, ако искате да оцветите ред, съдържащ много различни данни? Именно там влизат персонализирани формули.
- Изберете всички данни, които искате да включите във формулата.
- Щракнете с десния бутон и изберете Условно форматиране.
- Изберете Персонализираната формула е в новото поле, което се показва вдясно.
- Въведете '= $ d2 <10' в празното поле и изберете стил на форматиране.
- Изберете Готово.
Ще видите от изображението, само редът със състезателя, който яде по-малко от 10 пайове, е подчертан в червено. Само един ред не успя условието, така че само един ред беше форматиран според тази формула.
Формулата, която въвеждате, ще се различава в зависимост от вашия лист. Добавянето на „= $“ казва на таблиците, че добавям формула. Добавянето на „d2“ му казва коя колона и ред да се използва. Използването на „<10“ задава условието на по-малко от 10. Можете да използвате тези градивни елементи, за да изградите собствена персонализирана формула, за да зададете условното форматиране, както ви е необходимо.
Подобно на условното форматиране, можете да добавите толкова персонализирана формула, колкото е необходимо, за да предоставите форматирането, което вашият лист изисква. Това е много мощен инструмент и само току-що надрасках повърхността на потенциала му.
