Значението на тези два термина може би е било очевидно за всички, когато за пръв път започнахме да използваме имейл, но днес те са доста антикварни. И CC и BCC са начини за изпращане на копия от един и същ имейл до множество получатели. CC означава „Carbon Copy“, а BCC означава „Blind Carbon Copy“. Разликата между двете е, че всеки получател може да вижда адресите, които добавяте към полето CC, докато тези в полето BCC са видими за никой.
Вижте също нашата статия Най-добрите безплатни доставчици на услуги за електронна поща
Трите реципиентни полета
Също толкова лесно е да добавите имейл адреси на хората към някое от тези полета. Но винаги трябва да обмисляте кой трябва да получи конкретен имейл и как. Това зависи от неща като вашите взаимоотношения, от организацията, за която работите, от нейната култура и местоположение.
Хората често използват тези полета неподходящо. Това прави целта на имейла по-малко изчерпателна за тези, които го получават. Но ако ги използвате правилно, това може да помогне на получателите ви да разберат дали четенето на имейла ви трябва да е сред техните приоритети или не.
Можете да въведете адреси в следните три полета:
До - Получателите в това поле са основната аудитория на съобщението.
CC - Тези получатели ще получат копие на съобщението, така че е почти същото като добавянето на хора в полето To.
BCC - Подателят може дискретно да информира други лица за комуникацията, която се е състояла. Никой друг, който участва, няма да вижда адресите им.
Хората също използват BCC, когато не искат да объркат другите с безумно дълъг списък от адреси. Освен това, това е добър вариант, когато получателите не трябва непременно да се познават. Важно е също така да се отбележи, че нито тези в CC, нито BCC ще видят отговорите на останалите получатели.
Как да използвате полето To
Ако искате да достигнете осем души, можете да поставите един адрес в полето To, а останалите седем в полето CC. Но можете също да поставите всичките осем от тях в полето To. Няма голяма разлика, тъй като всички те ще получават един и същ имейл. Те ще могат да видят и останалите получатели.
Нещата обаче са малко по-различни, ако практикувате правилен етикет етикет. В такъв случай трябва да добавите само получателите, които са пряко засегнати от вашето съобщение. Така че, ако искате да помолите определени хора да предприемат някакви действия, поставете ги в полето To. Имената на адреса на който и да е мястото, трябва да бъдат включени в началото на имейла. Нещо просто като „Скъпа Андреа, Саманта и Джон“ би трябвало да е достатъчно.
Накратко, използвайте полето To, за да насочите към онези, които искате да настоявате да предприемат действие.
Как се използва CC полето
Когато поставяте адреси в полето CC, списъкът, който създавате, ще бъде видим за всички получатели. Основната функция на полето CC е да информира другите получатели, че тази конкретна комуникация се осъществява. Включването на адрес в това поле е като „само за информация“. В този случай трябва да очаквате само отговор от получателите.
Освен това хората също така наричат CC като „копие от любезното съдействие“.
Как да използвате полето BCC
Който адрес, който поставите в полето BCC, няма да бъде видян от никой от получателите в полетата To и CC. Ако искате някой да види съдържанието на имейла, но не предприема действия, добавете адреса му в BCC. Също така е добър вариант да използвате, когато искате да споделите една и съща информация наведнъж с група хора, но не искате някой от тях да види кой друг я получава.
Полето BCC също е много полезно в чувствителни ситуации или аргументи. Това е таен начин да оставите някой друг да слуша, без получателят да знае за това. Например, можете да добавите адреса на вашия мениджър в полето BCC, когато клиент поиска възстановяване на средства.
Как да използвате бутона Отговори на всички
Ако сте получател на имейл и искате да отговорите на неговия изпращач, имате две възможности - Отговор и Отговор на всички. Бутонът за отговор ви позволява да отговорите директно на подателя, така че никой друг получател да не може да види вашето съобщение. Има и бутона Отговори на всички, който автоматично ще изпрати отговора ви на всички получатели, чиито адреси са в полетата To и CC.
Въпреки че е удобно, бутонът Отговори на всички не винаги е добра опция. Трябва да го използвате само когато е важно всички получатели да получат вашето съобщение.
Повечето потребители кликват или натискат този бутон, без да го осъзнават. Това може да бъде доста досадно за получателите, които не се интересуват от вашия отговор. Кликването върху този бутон случайно може също да бъде много неудобно, особено ако споделяте лична информация с подателя и не искате другите участници да я четат. Като имате предвид как използвате тази функция, можете да спестите много разочарование за всички участващи.
Използвайте бутона Отговори на всички само когато е абсолютно необходимо оригиналният автор и всички останали в списъка с получатели да видят отговора ви. Груповите дискусии за работни проекти са добър пример за това.
Не използвайте опцията Отговор на всички, когато:
- Има поне един получател, който няма нужда да вижда отговора ви
- Вашето съобщение е нещо много просто като „Добре“ или „Благодаря!“
Неща, които трябва да се запазят в ума
Не забравяйте винаги да следите на кого изпращате имейл и защо. Използвайте внимателно полетата To, CC и BCC и вашият имейл етикет ще се подобри значително.
Трябва също да следите дали сте адресат (До) или дали сте получили копие (CC). По този начин можете да решите дали имейлът изисква вашето незабавно внимание или не.
Когато отговаряте на имейли, винаги е най-добре да изпратите стандартен отговор и да добавите допълнителни получатели ръчно. Можете също да копирате техните адреси от оригиналния имейл, за да го улесните. Но във всеки случай не забравяйте да проверите отново списъка с получатели, преди да натиснете „Изпрати“.
